Serviceprotokoll Vorlage für Wartungen.

Was auf ein Serviceprotokoll gehört

Das Protokoll erfüllt drei Aufgaben auf einmal: Es zeigt dem Kunden, wofür er zahlt, es ist dein Nachweis, dass du sorgfältig gearbeitet hast, und es ist die Grundlage für den nächsten Service. Darum gehört mehr darauf als «Wartung durchgeführt».

• Die Anlage, eindeutig. Fabrikat, Typ, Seriennummer, Baujahr, Standort im Gebäude. Ohne Seriennummer weiss in fünf Jahren niemand mehr, welches der drei Geräte gemeint war.
• Datum und Zeit. Von wann bis wann, und wer vor Ort war. Das verbindet das Protokoll mit dem Rapport und mit der Rechnung.
• Was geprüft wurde, Punkt für Punkt, mit Messwert und Sollwert oder Herstellerangabe daneben.
• Was ersetzt oder nachgefüllt wurde, mit Bezeichnung und Menge. Auch dann, wenn es in der Pauschale inbegriffen ist.
• Der Befund. Was ist nicht in Ordnung, wie dringend ist es, was empfiehlst du. Das ist die wertvollste Zeile des ganzen Blattes.
• Der nächste Service. Termin oder Intervall, damit der Kunde weiss, wann du wieder kommst.
• Unterschriften. Deine und die des Kunden zur Kenntnisnahme.

Drei Dokumente, die dauernd verwechselt werden

Zur amtlichen Kontrolle im Einzelnen: Die Behörde überwacht die Einhaltung der Emissionsbegrenzungen und führt selber Messungen oder Kontrollen durch oder lässt solche durchführen. Wiederholt wird in der Regel alle vier Jahre bei Gasfeuerungen mit einer Feuerungswärmeleistung bis 1 MW und bei bestimmten Holzheizkesseln bis 70 kW, bei den übrigen Feuerungsanlagen alle zwei Jahre (LRV Art. 13 Abs. 3). Das ist unabhängig davon, ob und wie oft du wartest.

Kältemittel: hier ist der Eintrag Pflicht

Wärmepumpen, Klimageräte und viele Lüftungs- und Kälteanlagen enthalten Kältemittel. Ab mehr als 3 kg Kältemittel muss die Inhaberin dafür sorgen, dass ein Wartungsheft geführt wird, und darin trägt die Fachperson nach jedem Eingriff oder jeder Wartung ein: das Datum, eine kurze Beschreibung der Arbeiten, das Ergebnis der Dichtigkeitskontrolle, Menge und Art des entnommenen und des eingefüllten Kältemittels sowie Firma, eigenen Namen und Unterschrift (ChemRRV, Anhang 2.10 Ziff. 3.5). Die Dichtigkeit ist regelmässig zu prüfen, mindestens aber bei jedem Eingriff und jeder Wartung (Ziff. 3.4). Diese Prüfpflicht greift auch unter 3 kg: bei in der Luft stabilen Kältemitteln mit einer Füllmenge von mehr als 5 Tonnen CO2-Äquivalenten und bei Kälte- und Klimaanlagen in Motorfahrzeugen (Ziff. 3.4 Abs. 1).

Was die Unterschrift des Kunden bedeutet

Die Unterschrift bestätigt, dass der Service stattgefunden hat und dass der Kunde den Befund zur Kenntnis genommen hat. Eine Abnahme ist damit nicht verbunden, und mängelfrei ist die Anlage deswegen auch nicht. Schreib darum über die Unterschriftszeile hin, was bestätigt wird. Für den Befund gilt dasselbe wie für jeden Rapport: Was du feststellst, gehört aufs Blatt, auch wenn es nicht zu deinem Auftrag gehört. Der undichte Anschluss, den niemand bestellt hat, ist in zwei Jahren entweder ein dokumentierter Hinweis oder ein Vorwurf.

Der Kunde bestätigt mit seiner Unterschrift, dass die oben aufgeführten Arbeiten ausgeführt wurden und dass er den Befund zur Kenntnis genommen hat. Diese Bestätigung ist keine Abnahme des Werks und kein Verzicht auf Mängelrechte. Empfohlene Arbeiten, die nicht ausgeführt wurden, sind unter «Befund und Empfehlungen» aufgeführt.

Wie lange du das Protokoll aufbewahrst

So lange, wie du für die Arbeit einstehen musst, und das ist länger als ein Jahr. Bei einem Werkvertrag verjähren die Ansprüche des Bestellers wegen Mängeln zwei Jahre nach der Abnahme, bei unbeweglichen Werken fünf Jahre, und diese fünf Jahre können nicht zulasten des Bestellers verkürzt werden (OR Art. 371). Gehört das Protokoll zu einer Rechnung, ist es zugleich ein Buchungsbeleg und damit zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufzubewahren (OR Art. 958f Abs. 1). Elektronisch ist ausdrücklich erlaubt (Abs. 3). Praktisch heisst das: Protokoll zur Anlage, nicht zum Kunden, sonst findest du es nach dem Handwechsel der Liegenschaft nicht mehr.

Drei Fehler, die Serviceprotokolle wertlos machen

• Messwerte ohne Bezugsgrösse. «168 Grad» sagt nichts, «168 Grad, Sollwert laut Hersteller unter 200 Grad» sagt alles.
• Der Befund fehlt. Ohne Befund ist das Protokoll ein Quittungszettel. Mit Befund ist es die Grundlage für die nächste Offerte.
• Kein Eintrag ins Wartungsheft. Bei mehr als 3 kg Kältemittel ist der Eintrag nach jedem Eingriff Pflicht (ChemRRV, Anhang 2.10 Ziff. 3.5). Er gehört zur Leistung und in den Wartungsvertrag.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.