Materialschein, Lieferschein, Materialrapport
Die drei Wörter werden durcheinander gebraucht, und sie meinen drei verschiedene Papiere.
| Blatt | Wer stellt es aus | Wofür |
|---|---|---|
| Lieferschein | Dein Lieferant, zusammen mit der Ware | Nachweis, dass geliefert wurde. Grundlage für die Kontrolle gegen die Lieferantenrechnung |
| Materialschein | Dein Betrieb, auf der Baustelle oder im Lager | Nachweis, welches Material aus Lager oder Fahrzeug auf welchen Auftrag gegangen ist |
| Materialrapport | Dein Betrieb, für den Kunden | Derselbe Nachweis, wenn er zum Regierapport gehört und verrechnet wird |
Wofür du ihn im Ernstfall brauchst
- Abrechnung nach Aufwand. Ist der Preis zum Voraus gar nicht oder nur ungefähr bestimmt, wird er nach dem Wert der Arbeit und den Aufwendungen des Unternehmers festgesetzt (OR Art. 374). Material ist eine solche Aufwendung, und behaupten genügt nicht: Beweisen muss, wer aus der Tatsache Rechte ableitet (ZGB Art. 8).
- Material des Kunden. Liefert der Besteller den Stoff selbst, hast du ihn sorgfältig zu behandeln, über dessen Verwendung Rechenschaft abzulegen und einen Rest zurückzugeben (OR Art. 365 Abs. 2). Der Materialschein ist genau diese Rechenschaft.
- Gewährleistung. Soweit du die Lieferung des Stoffes übernommen hast, haftest du für seine Güte wie ein Verkäufer (OR Art. 365 Abs. 1). Taucht Jahre später ein Serienfehler auf, willst du wissen, welcher Artikel von welchem Lieferanten in welchem Objekt verbaut wurde.
- Nachkalkulation. Was nicht erfasst ist, taucht in keiner Auswertung auf. Material, das ohne Zettel aus dem Fahrzeug verschwindet, macht jeden Deckungsbeitrag schöner, als er ist.
- Bestand. Eine Entnahme, die niemand notiert, fehlt am Montagmorgen genau dann, wenn es pressiert.
Preise gehören nicht auf dieses Blatt
Der Materialschein ist ein Mengenbeleg. Die Preise kommen später auf die Rechnung, mit deinem Materialaufschlag. Zwei Gründe sprechen dafür, sie hier wegzulassen. Erstens sieht der Kunde sonst deine Einkaufspreise und damit deine Marge. Zweitens verschiebt sich das Gespräch: Über eine Menge diskutiert man einmal vor Ort, über einen Preis dreimal am Telefon. Wer die Mengen unterschreiben lässt, hat den halben Streit vermieden. Wie du auf deinen Aufschlag kommst, steht im Ratgeber Materialaufschlag kalkulieren.
So füllst du die Vorlage aus
Kopf zuerst, nicht zuletzt
Kunde, Objekt oder Baustelle, Auftragsnummer, laufende Nummer des Materialscheins und Datum. Die Nummer lückenlos führen: Eine Lücke ist die erste Frage der Gegenseite. Ohne Auftragsnummer landet das Material am Monatsende auf dem falschen Auftrag oder auf gar keinem.
Je Zeile ein Artikel
Artikelnummer, Bezeichnung, Menge und Einheit. Schreib die Einheit immer hin: 12 kann Stück, Meter oder Kilogramm heissen, und in der Rechnung steht dann etwas anderes als auf der Baustelle.
Herkunft eintragen
Lager, Fahrzeug oder Direktlieferung. Diese Spalte trennt die drei Wege, auf denen Material auf eine Baustelle kommt. Bei einer Direktlieferung gehört die Lieferschein-Nummer in den Freitext, damit sich die Lieferantenrechnung später zuordnen lässt.
Retouren gleich notieren
Was zurück ins Lager geht, kommt in die Spalte Retour, nicht in die Erinnerung. Ungeöffnete Ware, die zum Lieferanten zurückgeht, gehört zusätzlich in den Freitext, mit Datum. Sonst verrechnest du Material, das du gar nicht verbraucht hast.
Unterschreiben lassen, wenn es verrechnet wird
Bei Arbeit nach Aufwand unterschreibt die Person, die vor Ort zuständig ist, am selben Tag. Bei Pauschalarbeit reicht die Unterschrift deiner eigenen Leute: Das Blatt dient dann der Nachkalkulation und dem Bestand.
Drei Fehler, die im Alltag teuer werden
- Am Freitag für die ganze Woche. Was aus dem Gedächtnis entsteht, ist ungenau, und Ungenauigkeiten gehen zu deinen Lasten. Fünf Minuten am Ende des Arbeitstags genügen.
- Nur das teure Material. Dichtungen, Schrauben, Silikon und Klebeband summieren sich über ein Jahr zu einer Zahl, über die du dich ärgern wirst. Entweder erfasst du alles, oder du rechnest den Kleinkram bewusst in deinen Aufschlag ein.
- Kein Wort zur Entsorgung. Mulde, Altgerät, Sondermüll: Was weggeführt wird, kostet ebenfalls und wird beim Verrechnen am häufigsten vergessen. Dafür gibt es auf dem Blatt eine eigene Zeile.
So macht es KIDESK
In KIDESK hängt das Material am Auftrag: Du erfasst es auf dem Handy oder am Computer, aus dem Katalog mit Artikelnummer, Einheit und Verkaufspreis. Am Artikel steht der Lagerort, und ein USB-Scanner liest den Barcode; unbekannte Codes ordnest du einmal zu, danach merkt KIDESK sie sich. Aus dem Auftrag wird die Rechnung, ohne dass du eine Menge abtippst. Was KIDESK nicht ist: eine Warenwirtschaft mit Bestellungen an Lieferanten und mehreren Lagern. Es gibt Bestand, Mindestmenge und Lagerort.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Materialschein und Lieferschein?
Der Lieferschein kommt von deinem Lieferanten und belegt, dass Ware bei dir oder auf der Baustelle angekommen ist. Der Materialschein ist dein eigenes Blatt und belegt, welches Material aus Lager oder Fahrzeug auf einen bestimmten Auftrag gegangen ist.
Gehören Preise auf den Materialschein?
Nein. Er weist Mengen nach, die Preise kommen auf die Rechnung. Stehen Einkaufspreise darauf, sieht der Kunde deine Marge. Steht der Verkaufspreis darauf, verhandelt er ihn bereits auf der Baustelle statt am Schluss über die ganze Rechnung.
Muss der Kunde den Materialschein unterschreiben?
Das Gesetz verlangt es nicht. Bei Arbeit nach Aufwand ist die Unterschrift trotzdem das Wertvollste am Blatt: Sie macht aus deiner Behauptung einen gemeinsam festgestellten Sachverhalt. Ohne sie musst du Menge und Verbrauch im Streitfall allein beweisen (ZGB Art. 8).
Was mache ich mit Material, das der Kunde selbst geliefert hat?
Führ es getrennt auf und halte den Rest fest. Vom Besteller geliefertes Material ist sorgfältig zu behandeln; über die Verwendung ist Rechenschaft abzulegen und ein allfälliger Rest zurückzugeben (OR Art. 365 Abs. 2). Der Materialschein ist der einfachste Weg, diese Pflicht zu erfüllen.
Wie lange muss ich Materialscheine aufbewahren?
Zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, sobald sie als Beleg zu einer Rechnung dienen (OR Art. 958f). Wer nicht sortieren will, bewahrt alle Scheine so lange auf. Digital ist erlaubt, solange die Blätter lesbar bleiben.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 374: Festsetzung des Preises nach dem Wert der Arbeit und den Aufwendungen
- Obligationenrecht (OR), Art. 365: Haftung für den Stoff und Rechenschaft über vom Besteller geliefertes Material
- Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Buchungsbelege
- Zivilgesetzbuch (ZGB), Art. 8: Beweislast
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