Wann du als Privatperson eine Rechnung schreibst
Du hast an einem Samstag beim Umzug geholfen, eine Website eingerichtet, Nachhilfe gegeben oder für eine Firma fotografiert. Jetzt will die Gegenseite einen Beleg, bevor sie zahlt. Dafür brauchst du weder eine Firma noch eine Unternehmens-Identifikationsnummer (UID). Eine Rechnung ist schlicht die schriftliche Aufforderung, einen Betrag zu zahlen, und keine Bewilligung. Ob deine Tätigkeit selbst eine Bewilligung braucht, ist eine andere Frage und hängt vom Gewerk und vom Kanton ab, etwa im Elektro-, Gesundheits- oder Transportbereich. Das klärst du vor dem ersten Auftrag, nicht nach der Rechnung.
Wichtig ist der Blick von der anderen Seite. Dein Kunde bucht diese Rechnung, und als Buchungsbeleg gilt jede Aufzeichnung, die nötig ist, um den Geschäftsvorfall nachvollziehen zu können (OR Art. 957a Abs. 3). Fehlen Datum, Leistungsbeschrieb oder dein Name, kommt die Rechnung zurück, egal wie gut die Arbeit war.
Was auf eine private Rechnung gehört
| Angabe | Wozu |
|---|---|
| Dein Vor- und Nachname, Adresse, Telefon oder E-Mail | Ohne Absender weiss die Buchhaltung nicht, wem das Geld gehört, und niemand kann nachfragen |
| Name und Adresse des Empfängers | Bei Firmen die Abteilung oder die Kontaktperson mit «z. H.», sonst liegt der Beleg drei Wochen auf einem Pult |
| Eine Rechnungsnummer | Auch bei drei Rechnungen im Jahr: 2026-01 bis 2026-03. Ohne Nummer lässt sich eine Zahlung später nicht zuordnen |
| Rechnungsdatum und Leistungsdatum | Das Leistungsdatum ist der Tag, an dem du gearbeitet hast. Beide gehören auf den Beleg, sobald sie auseinanderfallen |
| Was du gemacht hast, mit Menge und Ansatz | «Diverse Arbeiten» löst Rückfragen aus. Schreib Stunden, Ansatz und Datum hin |
| Ein konkretes Zahlungsdatum | «Innert 30 Tagen» ist auslegbar, ein Datum nicht. Ohne Verfalltag brauchst du für den Verzug zuerst eine Mahnung (OR Art. 102) |
| IBAN und der Name, auf den das Konto lautet | Lautet das Konto auf einen anderen Namen als die Rechnung, fragt die Bank oder die Buchhaltung nach |
| Der Hinweis, dass keine Mehrwertsteuer anfällt | Nicht vorgeschrieben, erspart aber die Rückfrage aus der Buchhaltung |
So füllst du die Vorlage aus
- 01
Absender auf deinen Namen ändern
Die erste Zeile heisst in der Datei «[Dein Betrieb]». Als Privatperson schreibst du dort deinen Vor- und Nachnamen hin, darunter Adresse, Telefon und E-Mail. Eine UID-Zeile gibt es in dieser Vorlage nicht, und das ist richtig so.
- 02
Positionen anpassen
Trag ein, was du gemacht hast, mit Menge, Einheit und Ansatz. In der Excel-Datei rechnet jede Zeile Menge mal Preis, darunter steht das Total als Formel. In Word rechnest du selbst und überschreibst die Beispielbeträge.
- 03
Auslagen getrennt aufführen
Was du für den Kunden vorgelegt hast, etwa eine Entsorgungsgebühr, gehört als eigene Zeile auf die Rechnung, mit dem Originalbeleg als Beilage. So sieht dein Kunde, was Arbeit ist und was durchlaufende Kosten sind.
- 04
Zahlungsdatum und IBAN prüfen
Setz ein konkretes Datum ein, nicht «innert 30 Tagen», und schreib den Namen dazu, auf den dein Konto lautet. Danach als PDF speichern und verschicken, nicht als Word-Datei.
Der QR-Zahlteil fehlt, und das ist in Ordnung
Eine Rechnungsvorlage in Word oder Excel kann keinen gültigen QR-Zahlteil enthalten. Der Code muss genau nach den Vorgaben der Finanzinstitute aufgebaut sein, sonst liest ihn keine Bank-App. Für eine private Rechnung genügt die IBAN im Text vollkommen: Dein Kunde tippt sie einmal ab. Brauchst du einen Zahlteil, erzeugst du die QR-Rechnung im E-Banking deiner Bank. Wie sie aufgebaut ist, steht unter QR-Rechnung.
Die drei Fehler, die am häufigsten passieren
- Mehrwertsteuer ausgewiesen, weil die Vorlage aus dem Internet eine Steuerzeile hatte. Der Betrag ist dann geschuldet, auch wenn du ihn nie eingenommen hast
- Keine Rechnungsnummer. Bei der zweiten Rechnung an denselben Kunden weiss niemand mehr, welche Zahlung welche Arbeit betrifft
- Den Nebenverdienst nicht deklariert. Die AHV-Grenze ist keine Steuergrenze, siehe unten
Was nach der Rechnung kommt: AHV und Steuern
Die Rechnung ist der einfache Teil. Zwei Pflichten hängen daran, und sie haben verschiedene Schwellen. Steuern: Das Einkommen gehört in die Steuererklärung, ab dem ersten Franken. AHV: Übst du die selbständige Erwerbstätigkeit im Nebenberuf aus und beträgt das Jahreseinkommen höchstens CHF 2'500.00, werden Beiträge nur auf deinen Wunsch erhoben (Merkblatt 2.02 der AHV, Stand 1. Januar 2026). Darüber meldest du dich bei der Ausgleichskasse deines Kantons an. Ob du überhaupt als selbständig giltst, entscheidet die Kasse und nicht dein Vertrag. Alles dazu steht im Ratgeber Als Privatperson eine Rechnung stellen.
So macht es KIDESK
Für drei Rechnungen im Jahr brauchst du keine Software, dafür ist diese Vorlage da. Wird daraus ein regelmässiger Nebenerwerb mit mehreren Kunden, lohnt sich der Wechsel: In KIDESK sagst du einmal, dass du nicht mehrwertsteuerpflichtig bist, und jede Rechnung kommt ohne Steuerzeile und mit fortlaufender Nummer heraus. Wirst du später steuerpflichtig, änderst du die Angabe an einer Stelle.
Häufige Fragen
Brauche ich eine Firma, um eine Rechnung zu schreiben?
Nein. Weder ein Handelsregistereintrag noch eine UID sind Voraussetzung. Pflichten entstehen nicht durch die Rechnung, sondern durch das Einkommen: Die Steuererklärung betrifft dich ab dem ersten Franken, die AHV bei nebenberuflicher Selbständigkeit ab mehr als CHF 2'500.00 im Jahr.
Darf ich als Privatperson einen Stundenansatz frei festlegen?
Ja, Preise sind Verhandlungssache. Halt den Ansatz vorher schriftlich fest, und sei es in einer kurzen Mail, sonst diskutierst du ihn nach der Arbeit. Ohne Abrede wird der Preis nach dem Wert der Arbeit und den Aufwendungen bestimmt (OR Art. 374), und das ist der Weg in die Auslegung.
Muss ich Fahrkilometer mit 70 oder 75 Rappen verrechnen?
Einen gesetzlichen Kilometeransatz für Rechnungen gibt es nicht. Die 0.75 in der Vorlage sind ein Beispiel. Was du verrechnest, vereinbarst du vorher mit dem Kunden, am besten zusammen mit dem Stundenansatz.
Kann ich die Vorlage auch für den Verkauf eines privaten Gegenstands nehmen?
Ja, dann ersetzt du die Stundenzeilen durch die Sache, den Zustand und den Preis. Für den Verkauf lohnt sich zusätzlich ein Satz zum Gewährleistungsausschluss, etwa «Verkauf unter Privatpersonen, gekauft wie gesehen, ohne Garantie». Bei grösseren Beträgen lässt du dir die Übergabe quittieren.
Was mache ich, wenn der Kunde nicht zahlt?
Zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung, dann eine Mahnung mit neuem Zahlungsdatum. Erst mit der Mahnung gerät dein Kunde in Verzug, wenn kein Verfalltag vereinbart war (OR Art. 102). Ab Verzug schuldet er einen Verzugszins von 5 Prozent pro Jahr (OR Art. 104 Abs. 1). Danach bleibt die Betreibung, die du auch als Privatperson einleiten kannst.
Quellen
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 27: Unberechtigter Steuerausweis
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 10 Abs. 2 Bst. a: Befreiung unter CHF 100'000
- Obligationenrecht (OR), Art. 957a Abs. 3: Buchungsbeleg
- Obligationenrecht (OR), Art. 102 und 104: Verzug und Verzugszins
- AHV/IV, Merkblatt 2.02: Beiträge der Selbstständigerwerbenden (Stand 1. Januar 2026)
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
