Werkstattauftrag Vorlage für Word und Excel.

Der Werkstattauftrag ist ein Vertrag, kein Zettel

Mit der Unterschrift des Kunden kommt ein Werkvertrag zustande: Du verpflichtest dich zur Herstellung eines Werkes, er zur Vergütung (OR Art. 363). Die Vergütung ist bei der Ablieferung des Werkes zu zahlen (OR Art. 372), also bei der Abholung und nicht dreissig Tage danach, sofern ihr nichts anderes abmacht. Wie hoch sie ausfällt, hängt davon ab, was ihr beim Annehmen des Fahrzeugs über den Preis gesagt habt. Das Gesetz kennt dafür drei Fälle.

Was auf den Werkstattauftrag gehört

Die Kostenlimite ist der wichtigste Satz auf dem Blatt

Fast jeder Streit über eine Werkstattrechnung beginnt gleich: Beim Zerlegen zeigt sich mehr, der Kunde ist nicht erreichbar, und weil das Fahrzeug am Abend bereit sein soll, wird weitergearbeitet. Die Rechnung ist dann doppelt so hoch wie die Zahl, die am Morgen im Raum stand. Eine Kostenlimite löst das, weil sie beide Seiten bindet: Du arbeitest bis zu diesem Betrag ohne Rückfrage, darüber hinaus erst mit Freigabe.

Kostenlimite: Der Auftrag wird bis zu einem Betrag von CHF [Betrag] inklusive Mehrwertsteuer ausgeführt.

Zeigt sich während der Arbeit, dass dieser Betrag nicht ausreicht, unterbrechen wir die Arbeit und holen Ihre Zustimmung ein, unter [Telefonnummer] oder per E-Mail an [Adresse]. Erreichen wir Sie nicht, bleibt das Fahrzeug stehen, bis Ihre Antwort vorliegt.

Zusätzliche Arbeiten führen wir erst nach Ihrer Freigabe aus. Die Freigabe halten wir schriftlich fest, als E-Mail, als Kurznachricht oder mit Ihrer Unterschrift.

Wichtig ist der zweite Absatz. Ohne ihn bleibt offen, was passiert, wenn niemand ans Telefon geht, und genau dort entstehen die teuren Missverständnisse. Erreichst du den Kunden nicht, schreib Datum, Uhrzeit und Versuch auf den Auftrag. Zwei Zeilen genügen, und sie zeigen später, dass du dich an die Abmachung gehalten hast. Ist die Erweiterung grösser, mach daraus eine kurze Offerte statt eine Telefonnotiz: Der Kostenvoranschlag als Vorlage zeigt den Aufbau, und ob du die Zeit dafür verrechnen darfst, klärt der Ratgeber Darf eine Offerte etwas kosten?.

Mängel nach der Reparatur: welche Fristen gelten

Eine Autoreparatur ist ein bewegliches Werk. Nach der Ablieferung muss der Kunde das Werk prüfen, sobald es nach dem üblichen Geschäftsgang tunlich ist, und dich über Mängel in Kenntnis setzen (OR Art. 367 Abs. 1). Unterlässt er Prüfung und Anzeige, gilt das Werk als genehmigt (OR Art. 370 Abs. 1 und 2). Treten Mängel erst später zutage, muss die Anzeige sofort nach der Entdeckung erfolgen (OR Art. 370 Abs. 3). Die Ansprüche wegen Mängeln verjähren zwei Jahre nach der Abnahme (OR Art. 371 Abs. 1).

Wenn der Kunde nicht zahlt: das Retentionsrecht

Bewegliche Sachen, die sich mit dem Willen des Schuldners im Besitz des Gläubigers befinden, darf dieser bis zur Befriedigung zurückbehalten, wenn die Forderung fällig ist und ihrer Natur nach mit dem Gegenstand zusammenhängt (ZGB Art. 895 Abs. 1). Für die Werkstatt heisst das: Die Rechnung für genau diese Reparatur hängt mit genau diesem Fahrzeug zusammen. Eine offene Rechnung aus dem letzten Jahr für ein anderes Auto tut das nicht, ausser unter Kaufleuten, wo der Zusammenhang schon besteht, wenn Besitz und Forderung aus dem geschäftlichen Verkehr stammen (Abs. 2).

Vorsicht, wenn das Fahrzeug gar nicht dem Kunden gehört. Das Gesetz nimmt Rechte Dritter aus früherem Besitz ausdrücklich aus (ZGB Art. 895 Abs. 3). Bei einem Leasingfahrzeug oder einem Geschäftswagen ist das Zurückbehalten darum heikel, und die Auseinandersetzung mit einer Leasinggesellschaft ist teurer als die strittige Rechnung. Der einfachere Weg steht ohnehin im Werkvertragsrecht: Die Vergütung ist bei der Ablieferung zu zahlen (OR Art. 372). Wer Zug um Zug abrechnet, braucht das Retentionsrecht selten.

Vom Auftrag zur Rechnung

Die Rechnung übernimmt, was auf dem Auftrag steht: ausgeführte Arbeiten mit Zeit oder Arbeitswerten, Teile mit Nummer und Menge, Kleinmaterial und Entsorgung als eigene Positionen. Der Kilometerstand gehört auf die Rechnung, weil er für das nächste Service und für Garantiefragen gebraucht wird. Welche Angaben eine Rechnung sonst tragen muss, steht im Ratgeber Rechnung schreiben in der Schweiz.

Die Ansätze sind Beispiele, setz deine eigenen ein. Auf 5 Rappen runden musst du nicht: Eine gesetzliche Rundungspflicht gibt es nicht, üblich ist es bei Barzahlung trotzdem. Mehr dazu in der Frage Muss ich auf 5 Rappen runden?.

Drei Fehler, die in der Werkstatt regelmässig Geld kosten

• Der Auftrag wird am Telefon erteilt und nie unterschrieben. Dann steht am Schluss Aussage gegen Aussage, und zwar über den Umfang und über den Preis. Lass das Formular bei der Schlüsselübergabe unterschreiben, auch wenn es schnell gehen muss.
• Der Kilometerstand steht nur bei der Annahme. Für Probefahrten, Zustellfahrten und spätere Garantiefragen brauchst du auch den Stand bei der Rückgabe. Zwei Felder, zehn Sekunden.
• Die Zusatzarbeit wurde telefonisch freigegeben, aber nirgends notiert. Halte fest, wer wann zugestimmt hat. Eine Kurznachricht mit «einverstanden» ist mehr wert als die beste Erinnerung.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.