Im Beispiel rechnet eine Garage einen Service mit Bremsenersatz an einem Personenwagen ab: Arbeit in zwei Zeilen, Öl und Teile einzeln, dazu Kleinmaterial und Entsorgung. Die Ansätze sind erfundene Beispiele und keine Marktpreise. Wie du deinen eigenen Stundenansatz rechnest, steht unter Stundenansatz in der Garage kalkulieren; warum welcher Block auf den Beleg gehört, steht ausführlich unter Die Garagenrechnung: Arbeit, Teile, Kleinmaterial. Diese Seite erklärt die Vorlage selbst und die Fälle, die eine Werkstatt besonders betreffen: Gebühren, Versicherungsschäden und Austauschteile.
Fahrzeug, Kilometerstand, Kontrollschild: die Kopfzeilen entscheiden
Eine Werkstattrechnung ohne Fahrzeugdaten lässt sich später keinem Fahrzeug zuordnen: nicht im Streit über eine Reparatur und nicht beim Verkauf, wenn ein Käufer den Serviceverlauf sehen will. Das Mehrwertsteuergesetz verlangt Art, Gegenstand und Umfang der Leistung (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. d). Der Gegenstand ist hier das Fahrzeug, und zwar eindeutig. Die Vorlage führt darum oben: Marke und Typ, Kontrollschild, Fahrgestell- oder Stammnummer, Kilometerstand bei Eintritt, Auftragsnummer und das Datum der Ausführung.
- Der Kilometerstand ist keine Schikane: Er datiert den Service für den nächsten Halter und beweist im Garantiefall, wann du was gemacht hast.
- Das Kontrollschild allein genügt nicht, es wechselt. Notiere zusätzlich die Stamm- oder Fahrgestellnummer.
- Das Ausführungsdatum steht neben dem Rechnungsdatum, sobald die beiden auseinanderfallen. Genau dafür verlangt das Gesetz Datum oder Zeitraum der Leistung (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. c).
- Die Auftragsnummer verbindet die Rechnung mit dem Werkstattauftrag, auf dem die Freigaben stehen.
Arbeitswerte oder Stunden: schreib dazu, was du rechnest
Viele Unternehmen rechnen nicht in Stunden, sondern in Arbeitswerten aus den Vorgabezeiten des Herstellers. Das ist sauber, solange auf der Rechnung steht, wie viele Minuten ein Arbeitswert ist und was ein Arbeitswert kostet. Fehlt diese Angabe, kann der Kunde die Position nicht nachrechnen, und beim ersten Streit steht Aussage gegen Aussage. Die Vorlage rechnet in Stunden mit zwei Nachkommastellen; wer in Arbeitswerten rechnet, tauscht Einheit und Ansatz und ergänzt eine Zeile im Fusstext: «1 AW entspricht [Anzahl] Minuten.»
Trenne die Arbeit nach Auftrag und nicht nach Person: eine Zeile für den Service, eine für den Bremsenersatz. So sieht der Kunde, was welche Arbeit gekostet hat, und du siehst bei der Nachkalkulation, wo die Vorgabezeit nicht reicht.
Kleinmaterial und Entsorgung: erlaubt, aber erklärt
| Position | So steht sie auf der Rechnung | Was vorher geklärt sein muss |
|---|---|---|
| Kleinmaterial und Schmierstoffe | Pauschale je Auftrag oder Prozentsatz der Arbeit, mit dem Ansatz in der Zeile | Auf dem Werkstattauftrag angekündigt, sonst wird sie gestrichen |
| Entsorgung Altöl, Filter, Altteile | Eigene Position, mit dem Hinweis auf die Freigabe des Kunden | Der Kunde hat auf die Rückgabe der Altteile verzichtet |
| Fremdleistung (Spengler, Lackierer, Prüfstelle) | Eigene Position mit dem Namen des Betriebs und dem Datum | Wer sie bestellt hat und ob sie mit Aufschlag weitergeht |
| Ersatzfahrzeug | Tage und Tagesansatz, getrennt von der Reparatur | Preis und Versicherungsdeckung bei der Übergabe vereinbart |
| Gebühren des Strassenverkehrsamts | Eigene Position, siehe den Abschnitt zu durchlaufenden Posten | Auf wen die Gebührenrechnung lautet |
Gebühren, die du nur weiterleitest
Führst du ein Fahrzeug zur amtlichen Prüfung vor, fällt neben deiner Arbeit eine Gebühr des Kantons an. Für die Mehrwertsteuer gibt es dafür zwei Wege, und der Unterschied liegt nicht im Betrag, sondern im Namen auf der Gebührenrechnung.
- Durchlaufender Posten: Beträge, die du als Erstattung von Auslagen erhältst, die du im Namen und für Rechnung des Kunden getätigt hast, gehören nicht in die Bemessungsgrundlage, sofern du sie gesondert ausweist (MWSTG Art. 24 Abs. 6 Bst. b). Für Prüfungsgebühren des kantonalen Strassenverkehrsamts hält die ESTV das ausdrücklich fest: Du zahlst sie im Namen und auf Rechnung des Kunden und stellst sie gesondert und in gleicher Höhe weiter (MWST-Branchen-Info 05, Ziffer 1.1.6). Leg den Beleg des Amtes bei.
- Teil deines Entgelts: In allen anderen Fällen gilt der Grundsatz aus MWSTG Art. 24 Abs. 1. Der Ersatz aller Kosten gehört zum Entgelt, selbst wenn er gesondert in Rechnung gestellt wird. Die Gebühr trägt dann denselben Steuersatz wie deine Arbeit.
Austauschteil und Altteil
Baust du ein Austauschaggregat ein und nimmst das defekte Teil zurück, gilt eine eigene Regel: Bei Austauschreparaturen umfasst das Entgelt lediglich den Werklohn für die ausgeführte Arbeit (MWSTG Art. 24 Abs. 4). Der Wert des Altteils, das der Kunde dir überlässt, erhöht deine Bemessungsgrundlage also nicht. Wie du das in deiner Buchhaltung abbildest, besprichst du einmal mit deiner Treuhandstelle. Auf der Rechnung selbst hält die Zeile fest, dass es sich um ein Austauschteil handelt und das Altteil zurückgegeben wurde. Einen angerechneten Wert für das eingetauschte Teil darf die Rechnung dagegen nicht nennen (MWST-Branchen-Info 05, Ziffer 1.1.3).
Behältst du Altteile zur Entsorgung, braucht es dafür die Zustimmung des Kunden: Wer Eigentümer einer Sache ist, hat das Eigentum an allen ihren Bestandteilen (ZGB Art. 642 Abs. 1), und das ausgebaute Teil bleibt seines. Am einfachsten steht sie auf dem Werkstattauftrag, mit einem Haken. Mehr dazu unter Werkstattauftrag richtig aufnehmen.
Wenn die Versicherung zahlt, bleibt der Halter dein Kunde
Den Auftrag erteilt der Halter, und er schuldet die Vergütung, wenn das Werk abgeliefert ist (OR Art. 372 Abs. 1). Die Versicherung ist Zahlerin, nicht Vertragspartnerin. Adressiere die Rechnung darum an den Halter und schick der Versicherung höchstens eine Kopie, ausser du hast eine schriftliche Zahlungszusage oder eine Abtretung. Bleibt am Ende etwas offen, mahnst du den Halter und nicht die Versicherung.
Für die Mehrwertsteuer hält die Eidgenössische Steuerverwaltung fest: «In der Regel vergüten Versicherungsgesellschaften bei Schadenfällen von steuerpflichtigen Personen keine MWST-Beträge» (MWST-Branchen-Info 05, Ziffer 6). Wie weit eine Versicherung die Steuer erstattet, ist nach derselben Stelle eine zivilrechtliche Frage zwischen Halter und Versicherung; darüber entscheidet nicht die ESTV, sondern in der Regel das Zivilgericht. Deine Rechnung weist die Steuer trotzdem vollständig aus, denn du erbringst eine steuerbare Leistung.
Die Rechnung aus der Vorlage, nachgerechnet
- Servicearbeiten, 3.40 Std. à CHF 145.00
- CHF 493.00
- Bremsen vorne ersetzen, 1.60 Std. à CHF 145.00
- CHF 232.00
- Motorenöl 5W-30, 5.20 l à CHF 24.50
- CHF 127.40
- Ölfilter, Bremsbeläge und Bremsscheiben
- CHF 375.90
- Kleinmaterial und Schmierstoffe, Pauschale
- CHF 24.00
- Entsorgung Altöl, Filter und Altteile
- CHF 18.00
- Zwischentotal
- CHF 1'270.30
- MwSt 8.1 % auf CHF 1'270.30
- CHF 102.89
- Rechnungsbetrag
- CHF 1'373.19
Die Steuer rechnest du einmal auf das Zwischentotal. Der Betrag steht auf den Rappen genau, auf fünf Rappen runden musst du ihn nicht: Eine gesetzliche Rundungspflicht auf fünf Rappen gibt es nicht, siehe Muss ich auf 5 Rappen runden?. Bar bezahlt wird trotzdem in Fünfrappenschritten, das ist eine Frage der Münzen und nicht des Gesetzes.
Mehr Arbeit als besprochen
Fast jede Reparatur bringt Überraschungen. Entscheidend ist, was ihr vorher abgemacht habt: Bei einem festen Preis bleibst du an ihn gebunden, auch wenn es mehr Arbeit gibt (OR Art. 373 Abs. 1); nur bei ausserordentlichen, nicht vorhersehbaren Umständen kann das Gericht den Preis erhöhen oder den Vertrag auflösen (Abs. 2). War der Preis nur ungefähr bestimmt, wird er nach dem Wert der Arbeit und deiner Aufwendungen festgesetzt (OR Art. 374). Der Unterschied zwischen Kostenvoranschlag und verbindlicher Offerte steht unter Kostenvoranschlag und Offerte. Auf der Rechnung gehört die Mehrarbeit in eine eigene Zeile mit dem Datum der Freigabe und dem Namen der Person, die sie erteilt hat. Ein Anruf ohne Notiz ist in vier Wochen niemandes Erinnerung.
Was diese Vorlage nicht abdeckt
Für den Verkauf eines Occasionsfahrzeugs an eine Privatperson gelten eigene Regeln, vor allem beim Vorsteuerabzug und bei der Inzahlungnahme. Dafür gibt es MwSt beim Occasionshandel und Fahrzeug verkaufen und die MwSt. Auch Leasingrückgaben, Garantiearbeiten im Auftrag eines Importeurs und Carrosseriearbeiten mit Expertise laufen über andere Belege, weil dort jemand anderes bestellt als der, dessen Fahrzeug in der Halle steht. Und für eine Rechnung ohne Fahrzeugbezug nimmst du besser die allgemeine Rechnungsvorlage Schweiz.
So macht es KIDESK
In KIDESK haben Auftrag, Offerte und Rechnung eigene Fahrzeugfelder: Fahrzeug, Kennzeichen, km-Stand, erste Inverkehrsetzung und Fahrgestellnummer. Ausgefüllt stehen sie auf dem Beleg. Stunden erfasst du mit Datum, von und bis, Teile buchst du aus dem Katalog, und der Kunde unterschreibt auf dem Gerät. Daraus entsteht die Rechnung, ohne dass du eine Zahl abtippst. Teile und Öle legst du einmal im Katalog an, mit Artikelnummer, Einheit, Preis und Lagerort; ein USB-Barcode-Scanner nimmt sie direkt in die Position auf. Mit Lieferanten und Einkaufspreisen siehst du je Position die Marge, und zwar nur du und deine Finanzrollen. Jede Rechnung kommt mit QR-Einzahlungsschein.
Häufige Fragen
Darf ich eine Pauschale für Kleinmaterial und Schmierstoffe verrechnen?
Ja, wenn sie vereinbart ist. Eine gesetzliche Obergrenze gibt es nicht, aber eine Pauschale, die erst auf der Rechnung auftaucht, kostet dich die Diskussion. Kündige sie auf dem Werkstattauftrag an und schreib auf die Rechnung, worauf sie sich bezieht. Steuerlich ist sie normales Entgelt und trägt denselben Satz wie die Arbeit (MWSTG Art. 24 Abs. 1).
Muss ich die ausgebauten Teile aufbewahren?
Die ersetzten Teile gehören dem Kunden (ZGB Art. 642 Abs. 1), also entscheidet er. Verlangt er sie, gibst du sie heraus; verzichtet er, entsorgst du sie und darfst die Entsorgung verrechnen, wenn das vereinbart ist. Halte den Verzicht auf dem Werkstattauftrag fest, mit Haken und Unterschrift. Hat er nicht verzichtet, setz im Fusstext der Rechnung eine Frist für die Abholung.
Die Versicherung zahlt nur einen Teil. Wen mahne ich?
Den Halter. Er hat den Auftrag erteilt und schuldet die Vergütung nach OR Art. 372 Abs. 1; die Versicherung ist nur Zahlerin. Etwas anderes gilt nur, wenn dir die Forderung ausdrücklich abgetreten wurde oder die Versicherung dir eine schriftliche Zahlungszusage gegeben hat. Halte diese Unterlagen bei der Rechnung, dann weisst du im Mahnlauf, wen du anschreibst.
Gehört die Gebühr für die Motorfahrzeugkontrolle mit oder ohne MwSt auf die Rechnung?
Das hängt davon ab, auf wen die Gebührenrechnung lautet. Zahlst du sie im Namen und für Rechnung des Halters und weist sie gesondert aus, ist sie ein durchlaufender Posten und bleibt ausserhalb der Bemessungsgrundlage (MWSTG Art. 24 Abs. 6 Bst. b). In allen anderen Fällen gehört sie zum Entgelt und trägt den Normalsatz. Zur Nachprüfung bietet übrigens die Zulassungsbehörde, also das kantonale Strassenverkehrsamt, die Halterin oder den Halter auf (VTS Art. 33 Abs. 1) und nicht die Garage.
Wie viel Text braucht eine Position?
So viel, dass ein Dritter versteht, was gemacht wurde: «Bremsen vorne ersetzen, inkl. Probefahrt» statt «Reparatur». Das Gesetz verlangt Art, Gegenstand und Umfang der Leistung (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. d), und beim Verkauf des Fahrzeugs liest ein fremder Käufer genau diese Zeilen. Zwei Zeilen Text kosten dich nichts und ersparen dir Telefonate.
Quellen
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 24: Bemessungsgrundlage
- MWSTG Art. 26: Rechnung
- ESTV: MWST-Branchen-Info 05 Motorfahrzeuggewerbe
- Zivilgesetzbuch (ZGB), Art. 642: Umfang des Eigentums, Bestandteile
- Obligationenrecht (OR), Art. 372: Fälligkeit der Vergütung
- Obligationenrecht (OR), Art. 373 und 374: fester Preis und Preis nach dem Wert der Arbeit
- Verordnung über die technischen Anforderungen an Strassenfahrzeuge (VTS), Art. 33: Periodische Prüfungspflicht
- ESTV: Mehrwertsteuersätze Schweiz
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
