Der Kunde zahlt nur einen Teil: was nun?

Was eine Teilzahlung rechtlich bewirkt

Eine Teilzahlung ist keine Einigung über einen tieferen Preis. Sie tilgt die Forderung nur in ihrer Höhe. Der Restbetrag bleibt offen, mit allen Rechten, die du vorher hattest: Du darfst mahnen, Verzugszins verlangen und für den Rest betreiben. Wer eine Teilzahlung entgegennimmt, verzichtet damit auf nichts.

Umgekehrt bist du nicht verpflichtet, eine Teilzahlung überhaupt anzunehmen. OR Art. 69 Abs. 1 sagt: Der Gläubiger braucht eine Teilzahlung nicht anzunehmen, wenn die gesamte Schuld feststeht und fällig ist. In der Praxis nimmst du das Geld trotzdem: Es ist besser auf deinem Konto als auf seinem. Wichtig ist nur, dass klar bleibt, dass der Rest noch offen ist.

Die Reihenfolge: zuerst Zinsen und Kosten, dann das Kapital

Hier steckt der Fehler, der leicht passiert: die Teilzahlung einfach von der Rechnungssumme abziehen. Das Gesetz sieht es anders. OR Art. 85 Abs. 1 lautet: «Der Schuldner kann eine Teilzahlung nur insoweit auf das Kapital anrechnen, als er nicht mit Zinsen oder Kosten im Rückstande ist.» Läuft also schon Verzugszins, oder ist eine vereinbarte Mahngebühr aufgelaufen, wird zuerst das getilgt. Nur was danach übrig bleibt, verkleinert die Hauptforderung.

Das klingt nach Kleinkram, ist aber der Grund, warum deine offene Position höher bleibt als die Differenz zwischen Rechnung und Zahlung. Und es hat einen zweiten Effekt: Weil das Kapital langsamer sinkt, läuft der Verzugszins auf einem grösseren Betrag weiter. Zins auf Zins darfst du dagegen nicht rechnen, das verbietet OR Art. 105 Abs. 3.

Hättest du die Zahlung einfach abgezogen, stünde in deiner Liste ein Rest von CHF 860.00. Richtig sind CHF 920.61. Die Differenz von CHF 60.61 ist genau der Betrag, den du sonst still verschenkst. Wie du den Zins auf den Tag genau rechnest, steht im Ratgeber Verzugszins berechnen. Ob du die Mahngebühr überhaupt verlangen darfst, hängt daran, ob sie vereinbart ist: siehe Darf ich Mahngebühren verlangen?.

Mehrere offene Rechnungen: auf welche zählt die Zahlung?

Hat derselbe Kunde mehrere Rechnungen offen und überweist einen runden Betrag ohne Referenz, brauchst du eine Regel. Das Gesetz hat eine, gestaffelt in drei Stufen.

Warum zahlt er nur einen Teil? Vier Fälle, vier Antworten

Die Rechtslage ist immer dieselbe, die richtige Reaktion nicht. Frag zuerst nach dem Grund, bevor du mahnst.

Beim Abzug wegen eines Mangels gilt eine eigene Logik: Solange der Kunde eine Gegenforderung behauptet, ist deine Forderung bestritten. Eine Betreibung bleibt möglich, aber der Rechtsvorschlag ist absehbar. Mehr dazu in Rechnung bestritten: was tun. Bei knapper Kasse fährst du mit einer sauberen Ratenzahlung meist besser als mit der Betreibung.

Was du jetzt der Reihe nach tust

1. 1

   Zahlung verbuchen, Rest sichtbar lassen

   Erfasse den Eingang als Teilzahlung auf der Rechnung, nicht als Erledigung. Die Rechnung bleibt offen, mit dem korrekt gerechneten Rest nach OR Art. 85.

2. 2

   Innert weniger Tage schriftlich bestätigen

   Eine kurze Mail genügt: Betrag erhalten, so angerechnet, so viel bleibt offen, bis wann. Damit widersprichst du zugleich einer allfälligen «Schlusszahlung» und übst deine Wahl nach OR Art. 86 Abs. 2 aus.

3. 3

   Den Grund erfragen, bevor du mahnst

   Ein Anruf kostet fünf Minuten und klärt meist, ob es um Skonto, einen Mangel oder Liquidität geht. Danach weisst du, ob du mahnst, nachbesserst oder Raten vereinbarst.

4. 4

   Für den Rest mahnen wie für jede Forderung

   Der Restbetrag durchläuft dein normales Mahnwesen. Der Verzug ist nicht neu entstanden, er lief ja weiter: Du musst also nicht bei null anfangen.

5. 5

   Betreiben oder abschreiben, aber entscheiden

   Bei einem Rest von einigen hundert Franken steht der Aufwand oft in keinem Verhältnis. Entscheide bewusst: betreiben, als Skonto durchgehen lassen oder abschreiben. Offen liegen lassen ist die schlechteste Variante.

Textbaustein für die Bestätigung

Diese Mail schickst du am Tag, an dem du den Eingang siehst. Sie ist freundlich, hält aber alles fest, was später zählt. Beträge und Nummern setzt du selbst ein.

Betreff: Ihre Zahlung vom [Datum] zu Rechnung [Nummer]

Guten Tag [Name]

Vielen Dank für Ihre Zahlung von CHF [Betrag], eingegangen am [Datum]. Ich habe sie der Rechnung [Nummer] vom [Rechnungsdatum] gutgeschrieben.

Angerechnet habe ich zuerst den aufgelaufenen Verzugszins von CHF [Zins] und die Mahngebühr von CHF [Gebühr], wie es Art. 85 OR vorsieht. Auf die Rechnung selbst wirkt sich Ihre Zahlung damit mit CHF [Restzahlung] aus.

Offen bleibt ein Betrag von CHF [Restbetrag]. Ich bitte Sie, diesen bis zum [Datum] zu überweisen. Die Angaben finden Sie auf der beiliegenden Rechnungskopie.

Falls es einen Grund für die Kürzung gibt, den ich nicht kenne, melden Sie sich bitte kurz. Dann klären wir das, bevor daraus etwas Grösseres wird.

Freundliche Grüsse
[Name]

Wenn du den Rest abschreibst: die Mehrwertsteuer

Verzichtest du auf den Rest, hast du weniger Entgelt erhalten, als du versteuert hast. Bist du mehrwertsteuerpflichtig, korrigierst du das. MWSTG Art. 41 Abs. 1 verlangt die Anpassung der Umsatzsteuerschuld in dem Zeitpunkt, in dem die Korrektur verbucht oder das korrigierte Entgelt vereinnahmt wird. Du holst dir die zu viel abgelieferte Steuer also nicht rückwirkend im alten Quartal, sondern in jenem, in dem du den Verzicht buchst.

Dasselbe gilt für einen Skontoabzug, den du akzeptierst, und für einen Debitorenverlust nach einer erfolglosen Betreibung. Der Verzugszins selbst gehört nicht zum Entgelt und bleibt steuerfrei, eine vereinbarte Mahngebühr dagegen schon: Sie rechnest du zum Satz der gemahnten Leistung ab. Welcher Satz das ist, steht in MwSt-Sätze Schweiz.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.