Der Kopf: welches Fahrzeug, welcher Auftrag
Die Pflichtangaben jeder Schweizer Rechnung gelten auch in der Werkstatt und stehen im Ratgeber Rechnung schreiben in der Schweiz. Eine Garagenrechnung braucht darüber hinaus den Bezug zum Fahrzeug und zum Auftrag, sonst lässt sie sich zwei Jahre später nicht mehr zuordnen, weder von dir noch vom Kunden.
- Kontrollschild und Fahrzeug in Klartext, dazu bei Carrosseriearbeiten und Garantiefällen die Fahrgestellnummer.
- Kilometerstand bei der Annahme und bei der Rückgabe. Die eine Zahl, über die später niemand streitet, und die Grundlage für den nächsten Service.
- Auftragsnummer und Annahmedatum, damit Rechnung und Werkstattauftrag zusammenfinden.
- Die Beanstandung in den Worten des Kunden, eine Zeile: «klopft vorne links bei Bodenwellen». Sie zeigt, dass du genau das gemacht hast, was er wollte.
- Der richtige Rechnungsempfänger. Zahlen muss, wer den Auftrag erteilt hat, nicht die Versicherung und nicht der Leasinggeber. Wie du das bei der Annahme klärst, steht im Ratgeber Werkstattauftrag richtig aufnehmen.
Arbeit: die Einheit gehört auf die Rechnung
Ob du in Stunden oder in Arbeitswerten abrechnest, ist deine Entscheidung. Was nicht deine Entscheidung ist: dass der Kunde die Einheit erkennt. Bietest du Konsumentinnen und Konsumenten Serviceleistungen des Garagegewerbes an, musst du den tatsächlich zu bezahlenden Preis bekannt geben (Preisbekanntgabeverordnung, Art. 10 Abs. 1 Bst. b), und aus der Bekanntgabe muss hervorgehen, auf welche Art und Einheit der Dienstleistung oder auf welche Verrechnungssätze sich der Preis bezieht (Art. 11 Abs. 2). Für Geschäftskunden gilt die Verordnung nicht, die Rechnung wird davon aber nicht besser.
«24 AW» sagt einer Privatkundin nichts. Zwei Zahlen mehr in derselben Zeile beenden die Diskussion, bevor sie beginnt.
| So steht es oft da | So versteht es der Kunde | Was du damit zeigst |
|---|---|---|
| Service klein, 24 AW | Service klein: 24 Arbeitswerte zu CHF 14.50 (10 AW = 1 Std., Satz CHF 145.00/Std.) | Die Einheit, den Satz und die Umrechnung. Nachrechnen ergibt 2.4 Stunden |
| Diagnose pauschal | Fehlersuche, Kostendach 1.5 Std., gebraucht 1.2 Std. zu CHF 145.00 | Dass du unter dem vereinbarten Dach geblieben bist |
| Diverse Arbeiten | Je Arbeit eine Zeile mit Bezeichnung, Menge, Satz | Dass jede Position eine Entsprechung im Auftrag hat |
| Mehrarbeit ohne Vermerk | Bremsbeläge hinten ersetzen, freigegeben am 14.09.2026, 14:10, telefonisch | Dass die Position bestellt war. Das ist die wichtigste Zeile der ganzen Rechnung |
Teile: Nummer, Menge, Einzelpreis
Jedes Teil bekommt eine eigene Zeile mit Teilenummer, Bezeichnung, Menge und Einzelpreis. Das kostet dich nichts und nimmt dem häufigsten Vorwurf die Luft, im Internet sei dasselbe Teil günstiger: Mit der Nummer kann der Kunde vergleichen, und du kannst zeigen, was du verbaut hast. Schreib dazu, ob es ein Originalteil, ein Teil in Erstausrüsterqualität oder ein Nachbauteil ist. Diese Angabe ist nicht Höflichkeit, sondern eine zugesicherte Eigenschaft: Wer eine Eigenschaft zusichert, haftet dafür (OR Art. 197 Abs. 1).
- Austauschteile mit Pfand gehören in zwei Zeilen: das Teil und das Pfand. Kommt das Altteil zurück, erscheint die Rückvergütung als eigene Zeile oder als Gutschrift, nie als stille Korrektur.
- Flüssigkeiten nach Menge: «Motoröl 5W30, 4.5 l». Eine Pauschale «Öl» lädt zur Nachfrage ein.
- Einkaufspreise und Margen stehen nie auf dem Beleg. Sie gehören in deine Kalkulation, nicht in die Hand des Kunden.
- Altteile gehören in der Regel dem Kunden, solange ihr nichts anderes abgemacht habt. Frag bei der Annahme, ob er sie will, und halte die Antwort fest. Entsorgst du sie, ist das eine Leistung und darf verrechnet werden.
Kleinmaterial: die Position mit den meisten Reklamationen
Schrauben, Klammern, Dichtmittel, Bremsenreiniger, Entfetter, Putztücher: Material, das zu zählen teurer wäre als das Material selbst. Darum verrechnen viele Unternehmen eine Pauschale, meist als Prozentsatz der Arbeit mit einer Obergrenze. Rechtlich ist das ein Preisbestandteil wie jeder andere, und dafür gilt dieselbe Regel wie für jede Gebühr: Sie gilt, wenn sie vereinbart oder vorher bekannt gegeben ist. Ein Satz, der zum ersten Mal auf der Rechnung auftaucht, ist eine Preiserhöhung nach dem Vertragsschluss.
Daraus folgen zwei saubere Wege. Entweder der Zuschlag steht im Preisaushang, in der Offerte und im Werkstattauftrag, mit Satz und Bezugsgrösse, und auf der Rechnung erscheint er mit derselben Grundlage. Oder du rechnest ihn in den Stundenansatz ein und sparst dir die Diskussion für immer. Rechne nach, was dasselbe kostet.
- Arbeit: 24 Arbeitswerte, 10 AW je Stunde, das sind 2.4 Std.
- CHF 348.00
- Kleinmaterial 3 Prozent der Arbeit
- CHF 10.44
- Dieselbe Summe über den Satz: CHF 10.44 geteilt durch 2.4 Std.
- CHF 4.35 je Stunde
- Stundenansatz neu
- CHF 149.35
- Gleicher Ertrag, eine Position weniger auf der Rechnung
- CHF 358.44
Die 3 Prozent im Beispiel sind ein Beispiel und kein Branchenwert. Rechne deinen Satz aus dem, was du im Jahr an Kleinmaterial verbrauchst, geteilt durch die verrechneten Arbeitsstunden. Dann hältst du ihn auch aus, wenn jemand nachfragt.
Entsorgung: eigene Zeile, nicht versteckt
Altöl, Ölfilter, Bremsflüssigkeit, Kühlmittel, Batterien und Lösungsmittel sind Sonderabfälle. Bei der Übergabe an das Entsorgungsunternehmen brauchst du einen Begleitschein (Verordnung über den Verkehr mit Abfällen, Art. 6 Abs. 1). Für Kleinmengen bis 50 Kilogramm pro Abfallcode und Lieferung entfällt er, dafür bewahrst du einen Beleg über die Übergabe mindestens fünf Jahre auf (Art. 6 Abs. 2 Bst. a). Das kostet Gebühren und Verwaltungszeit. Beides gehört als eigene Position auf die Rechnung, benannt nach dem, was entsorgt wurde. Eine «Umweltpauschale» ohne Bezug wirkt wie eine Erfindung, obwohl sie es nicht ist.
Eine Rechnung, Zeile für Zeile
- Service klein: 24 AW zu CHF 14.50 (10 AW = 1 Std.)
- CHF 348.00
- Motoröl 5W30, 4.5 l zu CHF 19.50
- CHF 87.75
- Ölfilter, Teile-Nr. [Nummer]
- CHF 24.90
- Dichtring Ölablassschraube
- CHF 2.80
- Innenraumfilter, freigegeben am 14.09.2026, 14:10, telefonisch
- CHF 38.50
- Kleinmaterial 3 Prozent der Arbeit, laut Werkstattauftrag
- CHF 10.44
- Entsorgung Altöl und Ölfilter
- CHF 12.00
- Zwischentotal ohne Mehrwertsteuer
- CHF 524.39
- Mehrwertsteuer 8.1 Prozent
- CHF 42.48
- Total
- CHF 566.87
Bist du im Mehrwertsteuerregister eingetragen, laufen alle Positionen mit dem Normalsatz von 8.1 Prozent, die Arbeit wie die Teile. Auf 5 Rappen runden darfst du, müssen musst du nicht: Eine gesetzliche Rundungspflicht gibt es nicht (Muss ich auf 5 Rappen runden?). Wer rundet, rundet den Endbetrag und nicht die einzelnen Positionen.
Was Reklamationen wirklich auslöst
| Was der Kunde sagt | Was auf der Rechnung fehlte | Was du beim nächsten Mal anders machst |
|---|---|---|
| «So lange kann das nicht gedauert haben.» | Die Einheit und der Satz | Arbeitswerte in Stunden umrechnen und beides hinschreiben |
| «Das habe ich nie bestellt.» | Der Nachweis der Freigabe | Datum, Uhrzeit, Name und Weg der Freigabe an die Position schreiben |
| «Was ist Kleinmaterial?» | Satz und Bezugsgrösse | Zuschlag im Auftrag vereinbaren oder in den Stundenansatz einrechnen |
| «Das Teil kostet im Internet die Hälfte.» | Teilenummer und Qualität | Nummer, Qualität und die Gewährleistung auf Teil und Einbau nennen |
| «Der Voranschlag war tiefer.» | Die Gegenüberstellung | Voranschlag, Freigabe und Rechnung in derselben Reihenfolge aufbauen |
Will ein Kunde die Rechnung überprüfen lassen, gib ihm die Unterlagen: Werkstattauftrag, Freigabevermerke, Teilenummern und die Vorgabezeit des Herstellers. Eine Rechnung, die man Zeile für Zeile nachrechnen kann, hält jeder Überprüfung stand, und der Kunde merkt das schon beim Durchlesen. Bleibt er bei seiner Bestreitung, verlangst du zuerst den unbestrittenen Teil und klärst den Rest getrennt (Rechnung bestritten: was tun?).
Drei Dinge, die du heute ändern kannst
Die letzte Rechnung mit den Augen des Kunden lesen
Nimm die letzte Rechnung über CHF 500.00 und streich jede Position an, die du einer fremden Person nicht in einem Satz erklären könntest. Genau diese Positionen erzeugen Anrufe.
Den Preisaushang und den Auftrag angleichen
Stundenansatz, Arbeitswerte je Stunde, Kleinmaterialzuschlag und Entsorgungsgebühren müssen im Aushang, im Werkstattauftrag und auf der Rechnung gleich lauten. Drei verschiedene Angaben sind eine Einladung zum Streit.
Freigaben zur Gewohnheit machen
Jede Position, die beim Annahmegespräch nicht besprochen war, bekommt einen Freigabevermerk mit Zeit und Person. Ohne diesen Vermerk wird sie nicht verrechnet.
So macht es KIDESK
In KIDESK stehen deine Arbeiten und Teile im Katalog, mit Artikelnummer, Lagerort und Bestand; mit einem USB-Scanner erfasst du ein Teil direkt im Beleg oder im Wareneingang. Am Auftrag laufen Stunden, Teile und Fotos zusammen, und daraus wird die Rechnung mit QR-Einzahlungsschein, ohne dass du eine Zahl abtippst. Die Freigabe für Mehrarbeit holst du als erweiterte Offerte ein, die der Kunde am Handy unterschreibt; der Zeitpunkt bleibt am Beleg sichtbar. Einkaufspreise und Marge sehen nur Inhaber, Administration und Buchhaltung, auf dem Beleg erscheinen sie nie. Eine Registrierkasse ist KIDESK nicht: Für den Barverkauf über die Theke gibt es ein einfaches Kassenbuch mit Tagesabschluss.
Häufige Fragen
Muss der Stundenansatz auf der Rechnung stehen?
Das Mehrwertsteuerrecht verlangt Art, Gegenstand und Umfang der Leistung (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. d), nicht ausdrücklich den Satz. Bei Privatkundschaft muss aber aus der Preisbekanntgabe hervorgehen, auf welche Einheit oder welche Verrechnungssätze sich der Preis bezieht (PBV Art. 11 Abs. 2). In der Praxis schreibst du Menge, Einheit und Satz hin: Es ist die Zeile, die Rückfragen erspart.
Darf ich eine Kleinmaterialpauschale verrechnen?
Ja, wenn sie vereinbart oder vorher bekannt gegeben ist, mit Satz und Bezugsgrösse. Nicht frei wählbare Zuschläge müssen bei Konsumentinnen und Konsumenten im bekanntgegebenen Preis enthalten sein (PBV Art. 10 Abs. 2). Erscheint die Pauschale erst auf der Rechnung, kann der Kunde sie zu Recht zurückweisen.
Muss ich auf der Rechnung schreiben, ob ein Nachbauteil verbaut ist?
Das Gesetz verlangt Art, Gegenstand und Umfang der Leistung. Ob ein Teil vom Fahrzeughersteller kommt oder nicht, ist für den Kunden wesentlich und sollte darum dastehen. Sicherst du eine Eigenschaft zu, haftest du dafür (OR Art. 197 Abs. 1). Umgekehrt schützt die klare Angabe dich, wenn der Kunde später ein Originalteil erwartet.
Die Versicherung zahlt die Reparatur. Wen stelle ich in Rechnung?
Deinen Vertragspartner, also den Halter oder wer den Auftrag erteilt hat. Soll die Versicherung direkt an dich zahlen, lass dir die Forderung deines Kunden gegen sie abtreten; die Abtretung braucht die Schriftform (OR Art. 165 Abs. 1). Zahlt die Versicherung weniger, bleibt der Rest beim Kunden.
Wie lange muss ich Werkstattaufträge und Rechnungen aufbewahren?
Zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres (OR Art. 958f). Das gilt für Buchungsbelege und damit auch für Rechnungen und Werkstattaufträge. Wichtig ist das bei Carrosserie- und Fahrwerksarbeiten: Die Mängelansprüche verjähren zwei Jahre nach der Abnahme des Werks (OR Art. 371 Abs. 1), und dann willst du den Auftrag noch finden (Aufbewahrungsfristen).
Kann ich das Fahrzeug behalten, bis die Rechnung bezahlt ist?
Unter Umständen ja. Der Gläubiger darf bewegliche Sachen, die sich mit dem Willen des Schuldners in seinem Besitz befinden, bis zur Befriedigung zurückbehalten, wenn die Forderung fällig ist und ihrer Natur nach mit dem Gegenstand zusammenhängt (ZGB Art. 895 Abs. 1). Bei einem Leasing- oder Firmenfahrzeug ist der Halter oft nicht der Eigentümer, und dann wird es heikel: Kläre das, bevor du den Schlüssel behältst.
Quellen
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26: Rechnung
- Preisbekanntgabeverordnung (PBV), Art. 10 und 11: Bekanntgabepflicht für Serviceleistungen des Garagegewerbes, Art und Einheit der Dienstleistung
- Obligationenrecht (OR), Art. 197: Gewährleistung und zugesicherte Eigenschaften
- OR Art. 165: Form der Abtretung einer Forderung
- OR Art. 371: Verjährung der Mängelansprüche beim Werkvertrag
- OR Art. 958f: Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Belege
- Zivilgesetzbuch (ZGB), Art. 895: Retentionsrecht
- Verordnung über den Verkehr mit Abfällen (VeVA), Art. 6: Begleitscheinpflicht und Kleinmengen
- ESTV: Mehrwertsteuersätze in der Schweiz
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