Vom Einzelauftrag zum Pflegejahr: was sich ändert
Wer Gartenunterhalt einzeln verkauft, verkauft ihn zweimal im Jahr neu: einmal im März, wenn der Kunde den Winterschaden sieht, und einmal im Oktober, wenn das Laub liegt. Dazwischen ruft er an, wenn es ihm auffällt. Das ergibt Spitzen, die du nicht planen kannst, und Löcher, die du nicht füllst.
Ein Pflegejahr dreht das um. Du weisst im Februar, wie viele Mähgänge im Juli anstehen, und der Kunde weiss im Februar, was ihn der Garten kostet. Dafür bindest du dich an eine Zahl, die du vor der Saison festlegst, und trägst das Risiko eines nassen Sommers. Beides ist beherrschbar, wenn du drei Dinge sauber trennst: den Plan, die Abrechnungsart je Leistung und den Zahlungsrhythmus.
Der Jahresplan: was in welchem Zeitfenster passiert
Der Jahresplan ist der eigentliche Verkaufstext. Er zeigt dem Kunden, dass hinter der Pauschale Arbeit steckt, und er ist zugleich deine Einsatzplanung. Schreib ihn in Zeitfenstern, nicht in Monaten mit Datum: So bleibt Spielraum für das Wetter, ohne dass die Zusage verwässert.
| Zeitfenster | Was am Objekt ansteht | Was im Plan festgehalten wird |
|---|---|---|
| März und April | Frühjahrsputz, Rasen vertikutieren und düngen, Rückschnitt der Stauden, Bewässerung in Betrieb nehmen | Zwei feste Einsätze. Hier sieht der Kunde den Unterschied am stärksten |
| Mai bis Juli | Mähen im Rhythmus, Beete jäten, erster Heckendurchgang | Anzahl Mähgänge und der Abstand in Wochen, nicht «nach Bedarf» |
| August und September | Mähen, zweiter Heckendurchgang, Nachsaat, Beete | Der Monat des zweiten Heckenschnitts, damit niemand im Juli anruft |
| Oktober und November | Laub, Herbstputz, Bewässerung entleeren, Rückschnitt | Wie oft Laub geräumt wird. Das ist die Position mit der grössten Streuung |
| Dezember bis Februar | Ruhe, allenfalls Winterdienst | Ausdrücklich: In diesem Fenster ist keine Pflege enthalten. Der Winterdienst ist ein eigener Vertrag |
| Ganzjährig | Erreichbarkeit, Meldungen des Kunden, Kontrolle nach Sturm | In welchem Zeitfenster Meldungen entgegengenommen werden und wie schnell du reagierst |
Pauschale oder nach Aufwand: entscheide je Leistung
Die Frage «pauschal oder nach Aufwand» wird meistens für den ganzen Vertrag beantwortet. Das ist der Fehler. Innerhalb eines Pflegejahrs gibt es Leistungen, die sich gut schätzen lassen, und solche, die von Jahr zu Jahr um die Hälfte schwanken. Entscheide je Position.
| Leistung | Empfehlung | Warum |
|---|---|---|
| Mähen, Beete, Laub | Pauschal | Wiederkehrend und gut schätzbar. Genau hier will der Kunde eine einzige Zahl |
| Heckenschnitt | Pauschal mit Bandbreite | Der Aufwand hängt am Zuwachs. Ohne Bandbreite bezahlst du das nasse Jahr selbst |
| Grüngutentsorgung | Nach Aufwand | Die Menge schwankt stark, und die Annahmegebühren setzen Gemeinden und Annahmestellen fest |
| Baumarbeiten und Fällungen | Eigene Offerte | Bewilligung, Absicherung, Spezialgerät. Das gehört nie in eine Pflegepauschale |
| Sturmschaden, Ausfall der Bewässerung | Nach Aufwand | Nicht planbar. Halte im Vertrag fest, dass solche Einsätze zusätzlich verrechnet werden |
| Neuanlage, Pflanzung, Wegbau | Eigene Offerte | Ein Werk mit geschuldetem Erfolg und eigener Gewährleistung, kein Unterhalt |
Das Wetterrisiko gehört in eine Bandbreite
Eine feste Anzahl Mähgänge ist ehrlich, solange die Saison normal verläuft. In einem nassen Sommer wächst der Rasen schneller, und der Kunde erwartet trotzdem einen kurzen Rasen. Wer dann zusätzlich fährt und nichts verrechnet, arbeitet die Differenz gratis.
- Kalkuliert: 16 Mähgänge zu 1.25 Std.
- 20.00 Std.
- Tatsächlich nötig: 19 Mähgänge zu 1.25 Std.
- 23.75 Std.
- Mehraufwand
- 3.75 Std.
- Zu einem Ansatz von CHF 78.00
- CHF 292.50
- Nicht verrechnet, wenn keine Bandbreite vereinbart ist
- CHF 292.50
CHF 292.50 klingen verkraftbar. Bei zwanzig Objekten sind es CHF 5'850.00, und die Saison mit dem nassen Sommer ist genau die, in der auch alles andere länger dauert. Die Bandbreite löst das Problem, ohne dass du den Preis erhöhen musst.
Die Pauschale umfasst 16 Mähgänge. Einsätze können sich witterungsbedingt verschieben; die vereinbarte Anzahl bleibt davon unberührt. Erfordert der Witterungsverlauf mehr als 18 Mähgänge, werden die zusätzlichen Einsätze nach Aufwand zum vereinbarten Stundenansatz verrechnet. Fallen weniger als 14 Mähgänge an, wird die Differenz am Ende des Pflegejahres gutgeschrieben.
Verrechnung: zwölf Raten oder vier?
Die Jahrespauschale am Schluss der Saison zu verrechnen, ist der teuerste Fehler im Pflegegeschäft. Du bezahlst Löhne, Diesel und Entsorgung ab März und siehst das Geld im November. Die Verrechnung in Raten kostet dich nichts und verschiebt genau das.
| Rhythmus | Was es dir bringt | Worauf du achtest |
|---|---|---|
| Zwölf Monatsraten | Gleichmässige Liquidität, auch im Januar | Im Winter verrechnest du Leistung aus dem Sommer. Halte das im Vertrag fest, sonst fragt der Kunde im Februar nach |
| Vier Quartalsraten | Wenige Rechnungen, passt zum Rhythmus des Pflegejahres | Jede Rate ist eine Teilrechnung, mit den entsprechenden Folgen für die Mehrwertsteuer |
| Zwei Raten, Frühling und Herbst | Der geringste Aufwand | Der Kunde sieht zwei grosse Beträge. Rechne damit, dass genau dann über den Preis gesprochen wird |
| Alles am Ende der Saison | Nichts | Du finanzierst dem Kunden acht Monate lang die Pflege seines Gartens |
Ein Punkt, den viele übersehen: Über die Mehrwertsteuer wird grundsätzlich nach vereinbarten Entgelten abgerechnet (MWSTG Art. 39 Abs. 1). Geben Leistungen zu aufeinander folgenden Teilrechnungen Anlass, entsteht die Umsatzsteuerschuld mit der Ausgabe der Teilrechnung (MWSTG Art. 40 Abs. 1 Bst. b). Die Steuer auf der Märzrate schuldest du also im ersten Quartal, auch wenn der Kunde erst im Mai zahlt. Wer nach vereinnahmten Entgelten abrechnen will, muss das bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung beantragen (MWSTG Art. 39 Abs. 2).
Laufzeit und Kündigung: der Vertrag hält weniger, als er verspricht
Die Jahrespflege ist im Alltag ein Auftrag. Verträge über Arbeitsleistung, die keiner besonderen Vertragsart des Gesetzes unterstellt sind, stehen unter den Vorschriften über den Auftrag (OR Art. 394 Abs. 2). Und ein Auftrag kann von jedem Teil jederzeit widerrufen oder gekündigt werden (OR Art. 404 Abs. 1). Wer zur Unzeit kündigt, schuldet Schadenersatz (OR Art. 404 Abs. 2), aber das ist ein Prozess und kein Zahlungseingang.
Eine Laufzeit von drei Jahren im Vertrag schafft darum weniger Sicherheit, als sie suggeriert. Was wirklich hilft, sind drei Dinge: Das Pflegejahr läuft von März bis November und verlängert sich, wenn es nicht bis Ende Oktober gekündigt wird. Die Raten gehen quartalsweise im Voraus. Und du rechnest bei einer Kündigung mitten in der Saison nach erbrachten Einsätzen ab, nicht nach Kalendermonaten. Dann ist die Abrechnung unstrittig, egal wann Schluss ist.
Preise im laufenden Pflegejahr anpassen
Ein Abo, das vier Jahre unverändert läuft, ist kein Zeichen von Kundentreue, sondern von schleichendem Margenverlust. Die saubere Lösung steht im Vertrag: Die Preise gelten je Pflegejahr, und Anpassungen werden bis zum 31. Oktober für das folgende Pflegejahr mitgeteilt. Damit läuft die Preisrunde im gleichen Takt wie die Kündigungsfrist, und niemand fühlt sich überfahren. Wie du den Brief dazu formulierst, steht in der Vorlage für die Preiserhöhung.
Nachkalkulation: hat die Pauschale gehalten?
Eine Jahrespauschale ohne Nachkalkulation ist eine Wette. Erfasse die Stunden je Objekt und vergleiche sie am Ende der Saison mit der Kalkulation. Interessant ist dabei nicht die Differenz in Stunden, sondern der Ansatz, den du tatsächlich erzielt hast.
- Pauschale für Pflegearbeiten, ohne MwSt
- CHF 3'900.00
- Kalkuliert mit 50.00 Std. zu CHF 78.00
- CHF 3'900.00
- Tatsächlich erfasst
- 58.50 Std.
- CHF 3'900.00 geteilt durch 58.50 Std.
- CHF 66.67
- Tatsächlich erzielter Stundenansatz
- CHF 66.67 statt CHF 78.00
Rund elf Franken weniger je Stunde. Zum kalkulierten Ansatz gerechnet fehlen an diesem einen Objekt CHF 663.00, denn 58.50 Stunden zu CHF 78.00 wären CHF 4'563.00 gewesen. Bevor du deshalb den Preis erhöhst, schau, wo die Stunden hingegangen sind. Zwei Positionen lohnen die Prüfung zuerst: die Entsorgung, wenn sie pauschal in der Jahrespauschale steckt, obwohl die Menge schwankt, und Zusatzarbeiten, die niemand aufgeschrieben hat. Beides lässt sich im nächsten Pflegejahr ohne Preiserhöhung lösen.
So macht es KIDESK
Die Jahrespauschale legst du in KIDESK als wiederkehrende Rechnung an: Rhythmus, Positionen, Betrag. KIDESK stellt die Rechnung im gewählten Takt aus, mit QR-Zahlteil. Die Stunden deiner Leute laufen am Auftrag zusammen, mit Datum, von, bis und Pause, und am Ende der Saison zeigt die Nachkalkulation je Position, was offeriert war und was es gekostet hat. Für Garten- und Grünpflege hältst du daneben das Pflichtenheft zum Objekt: welche Tätigkeit wie oft anfällt, mit Aufwand in Minuten. Den Preis für das nächste Pflegejahr änderst du in der Vorlage der wiederkehrenden Rechnung; bereits erstellte Rechnungen bleiben unverändert.
Häufige Fragen
Wie viele Mähgänge gehören in ein Pflegejahr?
Das hängt von Lage, Sorte und Düngung ab, deshalb gibt es dafür keine allgemeingültige Zahl. Beobachte zwei Saisons am konkreten Objekt und schreib die Zahl dann fest, mit einer Bandbreite nach oben und unten. Eine Zahl aus einer Tabelle im Netz passt selten auf einen bestimmten Garten.
Soll ich die Jahrespauschale im Voraus verlangen?
In Raten im Voraus ja, für das ganze Jahr auf einmal eher nicht. Quartalsraten zu Beginn des Quartals sind für Privatkunden akzeptabel und decken deine Löhne. Eine Vorauszahlung über zwölf Monate verlangt viel Vertrauen und bringt dich in Erklärungsnot, wenn der Kunde im Juni kündigt.
Kann der Kunde das Pflegeabo mitten in der Saison kündigen?
Beim Auftrag ja, jederzeit (OR Art. 404 Abs. 1). Kündigt er zur Unzeit, schuldet er Schadenersatz (OR Art. 404 Abs. 2), den du aber belegen und durchsetzen musst. Deshalb rechnest du besser nach erbrachten Einsätzen ab und ziehst die Raten im Voraus ein.
Gehört der Winterdienst in die Jahrespflege?
Besser nicht. Beim Gartenunterhalt kennst du die Anzahl Einsätze im Voraus, beim Winterdienst niemand. Winterdienst wird über eine Bereitschaftspauschale plus Einsatzpreise verrechnet und bekommt einen eigenen Vertrag mit eigenen Flächen, Zeiten und Haftungsregeln.
Was mache ich, wenn der Kunde die Pauschale kürzen will?
Reduziere Einsätze, nicht den Preis je Einsatz. Zwölf statt sechzehn Mähgänge sind eine nachvollziehbare Antwort und verändern deinen Stundenansatz nicht. Ein Rabatt auf dieselbe Leistung ist dagegen dauerhaft und kommt bei der nächsten Verhandlung als neuer Ausgangspunkt zurück.
Brauche ich für die Jahrespflege einen schriftlichen Vertrag?
Gültig wäre die Abmachung auch mündlich, denn Verträge sind grundsätzlich formfrei (OR Art. 11 Abs. 1). Sinnvoll ist Schriftlichkeit trotzdem: Einsatzzahlen, Zeitfenster, Bandbreiten und der Zahlungsrhythmus lassen sich nach acht Monaten sonst nicht mehr rekonstruieren.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 394 und Art. 404: Auftrag und jederzeitiger Widerruf
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 39 und Art. 40: Abrechnungsart und Entstehung der Steuerforderung
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 25 Abs. 2: reduzierter Satz für Pflanzen bei gesonderter Rechnungsstellung
- ESTV, MWST-Branchen-Info 02 Gärtner und Floristen, Ziff. 6.8: Arbeiten an unbeweglichen Gegenständen
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