Rechnungsvorlage Schreiner: die Schlussrechnung zur Offerte.

Im Beispiel rechnet eine Schreinerei einen Einbauschrank im Korridor ab: Planung, Material, Fronten, Beschläge, Werkstattstunden, Transport, Montage, Demontage der alten Einrichtung, Ausschnitte, Regiestunden und ein Nachtrag. Die offerierten Positionen und Preise stammen aus der Offerte Vorlage für Schreiner; Nummern und Daten sind hier eigene. Alle Preise sind Beispiele aus einer Kalkulation, keine Marktpreise.

Die Schlussrechnung liest man neben der Offerte

Dein Kunde hat vor drei Monaten eine Offerte unterschrieben und erinnert sich an den Betrag unten rechts. Alles, was er jetzt tut, ist vergleichen. Erleichtere ihm das: gleiche Reihenfolge, gleiche Positionsnummern, gleiche Bezeichnungen. Was dazugekommen ist, steht darunter mit einer eigenen Nummer und einem Datum. Eine Schlussrechnung, die anders gegliedert ist als die Offerte, erzeugt ein Telefongespräch, und zwar immer.

Damit der Vergleich möglich ist, gehören in den Kopf der Rechnung die Offertnummer mit Datum, das Datum der Freigabezeichnung und das Datum der Abnahme. Die drei Daten erzählen die Geschichte des Auftrags: was vereinbart wurde, ab wann die Masse verbindlich waren und wann das Werk übergeben wurde. Ohne sie ist später keine Frist mehr datierbar.

Mehrstunden: was du verrechnen darfst und was nicht

Hier steht im Gesetz eine harte Regel, die viele Schreinereien Geld kostet. Wurde die Vergütung im Voraus genau bestimmt, ist der Unternehmer verpflichtet, das Werk um diese Summe fertigzustellen, «und darf keine Erhöhung fordern, selbst wenn er mehr Arbeit oder grössere Auslagen gehabt hat, als vorgesehen war» (OR Art. 373 Abs. 1). Umgekehrt gilt dasselbe: Braucht das Werk weniger Arbeit als gedacht, schuldet der Besteller trotzdem den vollen Preis (Abs. 3). Nur ausserordentliche, nicht vorhersehbare Umstände können vor Gericht zu einer Erhöhung führen, und das ist ein hoher Massstab.

War der Preis gar nicht oder nur ungefähr bestimmt, wird er «nach Massgabe des Wertes der Arbeit und der Aufwendungen des Unternehmers festgesetzt» (OR Art. 374). Für die Rechnung heisst das dreierlei.

• Pauschalpositionen bleiben, wie sie offeriert waren. Eine Werkstattstunde mehr, weil das Furnier gerissen ist, verrechnest du nicht. Sie gehört in die Nachkalkulation, nicht auf die Rechnung.
• Regiestunden brauchen eine Regieposition in der Offerte, mit Ansatz und einer angenommenen Stundenzahl. Dann ist nicht der Preis vereinbart, sondern der Ansatz, und die tatsächlichen Stunden sind geschuldet. Ohne diese Position argumentierst du mitten im Auftrag.
• Nachträge sind eigene kleine Verträge. Lass sie unterschreiben, bevor du sie ausführst, und sei es mit zwei Zeilen auf dem Rapport. Auf der Rechnung erscheinen sie als eigener Block mit Nummer und Datum, getrennt von den offerierten Positionen.

Wann die Mehrwertsteuer auf der Anzahlung entsteht

Bei Möbeln nach Mass kaufst du Material ein, bevor du Geld gesehen hast. Darum sind Anzahlungen in diesem Gewerk normal, und das Gesetz stützt sie: Ohne andere Abrede ist die Vergütung erst bei der Ablieferung des Werkes zu zahlen (OR Art. 372 Abs. 1). Ein Zahlungsplan gehört also in die Offerte, nicht in eine Mail nach der Bestellung. Wie Akonto- und Schlussrechnung aufgebaut werden und warum der Abzug brutto erfolgt, steht im Ratgeber Akonto- und Schlussrechnung.

Weniger bekannt ist der steuerliche Zeitpunkt. Rechnest du nach vereinbarten Entgelten ab, entsteht die Umsatzsteuerschuld «mit der Ausgabe der Teilrechnung oder mit der Vereinnahmung der Teilzahlung, wenn die Leistungen zu aufeinander folgenden Teilrechnungen oder Teilzahlungen Anlass geben» und bei Vorauszahlungen ohne Rechnung «mit der Vereinnahmung des Entgelts» (MWSTG Art. 40 Abs. 1 Bst. b und c). Die Steuer auf der Anzahlung schuldest du also im Quartal der Anzahlung, auch wenn die Schlussrechnung ein halbes Jahr später kommt.

Gerechnet ist hier mit Anzahlungen, die die Steuer enthalten: CHF 4'667.65 brutto ergeben 4'667.65 geteilt durch 1.081, also CHF 4'317.90 netto und CHF 349.75 Steuer. Wichtig ist nicht die Rappengenauigkeit, sondern die Reihenfolge: Erst alles zusammenzählen, dann die Steuer rechnen, dann die Akontobeträge brutto abziehen. Wer die Anzahlungen netto abzieht, verliert am Schluss genau die 8.1 Prozent darauf. Wie du die Abzüge verbuchst, klärst du einmal mit deiner Treuhandstelle.

Der Kunde zieht zehn Prozent Rückbehalt ab

Das kommt vor, sobald ein Architekturbüro oder eine Bauleitung im Spiel ist, und es ist nur dann berechtigt, wenn es vereinbart wurde. Von Gesetzes wegen ist die Vergütung bei der Ablieferung des Werkes zu zahlen (OR Art. 372 Abs. 1). Ein Rückbehalt braucht also eine Grundlage: eine Klausel im Vertrag oder die vereinbarte SIA 118. Die SIA 118 ist eine private Norm und gilt nur, wenn die Parteien sie vereinbaren; steht sie nirgends, gibt es auch keinen Rückbehalt. Was du in diesem Fall tun kannst, steht unter Garantierückbehalt am Bau.

Praktisch heisst das: Schreib den vollen Betrag auf die Rechnung und lass den Kunden abziehen, wenn er eine Grundlage dafür hat. Einen Rückbehalt selbst in die Rechnung zu schreiben, ohne dass er vereinbart ist, schenkt ihn ihm. Und wo ein Rückbehalt vereinbart ist, gehört auf die Rechnung, wann und unter welcher Bedingung er fällig wird, samt Datum.

Verzögerung, Lagerung und der Zeitpunkt der Ablieferung

Der Schrank ist fertig, die Baustelle nicht: der Klassiker im Innenausbau. Das Gesetz knüpft die Fälligkeit an die Ablieferung (OR Art. 372 Abs. 1), und ist das Werk in Teilen zu liefern und die Vergütung nach Teilen bestimmt, ist für jeden Teil bei dessen Ablieferung zu zahlen (Abs. 2). Solange du nicht abliefern kannst, wird der Restbetrag also nicht fällig, auch wenn das Material längst bezahlt ist.

• Lagerkosten kannst du nur verrechnen, wenn sie vereinbart sind. Eine Klausel in der Offerte mit Frist und Wochenansatz kostet dich nichts und trägt genau in diesem Fall.
• Teillieferung vereinbaren, wenn sich der Termin verschiebt: Korpusse stellen, Fronten später montieren, zwei Teilrechnungen. Das braucht eine Abrede über Teile und Teilvergütungen, sonst bleibt alles bis zum Schluss offen.
• Das Abnahmedatum ist keine Formalität. Ab der Abnahme laufen die Verjährungsfristen für Mängelansprüche (OR Art. 371). Halte es mit dem Kunden fest und schreib es auf die Rechnung.

Das Beispiel in der Vorlage, nachgerechnet

Die Offerte lautete auf CHF 14'393.00 netto und CHF 15'558.83 brutto. Die beiden Anzahlungen von 30 und 40 Prozent wurden auf diesen Offertbetrag gerechnet, die Nachforderung steckt darum vollständig im Restbetrag. Das ist normal und gehört so kommentiert: Ein Satz im Fusstext, der sagt, dass die Akontobeträge auf der Offerte beruhen und die Mehrleistung im Restbetrag enthalten ist, nimmt der letzten Zahlung die Überraschung.

Was nach dem Versand mit der Rechnung passiert

Schreib die Zahlungsfrist als Datum. Ohne verabredeten Verfalltag gerät dein Kunde erst durch deine Mahnung in Verzug (OR Art. 102). Die Rechnung selbst bewahrst du zehn Jahre auf, ab dem Ende des Geschäftsjahres, elektronisch zulässig (OR Art. 958f). Diese zehn Jahre sind kein Selbstzweck: Weil die Mängelansprüche bei einem unbeweglichen Werk fünf Jahre nach der Abnahme verjähren (OR Art. 371 Abs. 2), ist die Rechnung mit Abnahmedatum, Rapport und Fotos dein Beweis, wann die Frist begonnen hat. Zu den Rüge- und Verjährungsfristen im Detail siehe die Offerte Vorlage für Schreiner.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.