Gewinn und Liquidität sind zwei verschiedene Dinge
Der Gewinn misst, ob ein Auftrag mehr eingebracht hat, als er gekostet hat. Die Liquidität misst, ob am 25. des Monats genug auf dem Konto liegt, um die Löhne zu zahlen. Ein Betrieb mit vollen Auftragsbüchern kann an der zweiten Frage scheitern, und genau das passiert oft im Wachstum: Mehr Aufträge heissen mehr Material und mehr Lohn heute, gegen Geld in sechzig Tagen.
Das KMU-Portal des Bundes, betrieben vom Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO), fasst es hart zusammen: Knapp neun von zehn Konkursen würden dadurch verursacht, dass der Cashflow zum Erliegen kommt. Ob die Zahl auf den Franken stimmt, ist zweitrangig. Die Richtung stimmt, und sie erklärt, warum sich die halbe Stunde für einen Plan lohnt.
Die Termine, die nicht warten
Ein Teil deiner Ausgänge hängt nicht davon ab, ob ein Kunde bezahlt hat. Diese Termine gehören als Erstes in den Plan, weil sie sich nicht verschieben lassen.
| Zahlung | Wann fällig | Grundlage |
|---|---|---|
| Löhne | Ende jedes Monats, wenn nichts anderes verabredet, üblich oder im Gesamtarbeitsvertrag bestimmt ist | Arbeitsvertrag, OR Art. 323 |
| AHV-, IV- und EO-Beiträge als Akontobeiträge | Bis CHF 200'000.00 Jahreslohnsumme vierteljährlich, darüber monatlich, zu zahlen innert zehn Tagen nach Ablauf der Zahlungsperiode | AHVV Art. 34 Abs. 1 Bst. a und Abs. 3, Art. 35 |
| Differenzrechnung der Ausgleichskasse nach der Lohndeklaration | Ausstehende Beiträge innert 30 Tagen ab Rechnungsstellung | AHVV Art. 36 Abs. 4 |
| Mehrwertsteuer | Innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode | MWSTG Art. 86 Abs. 1 |
| Miete, Leasing, Versicherungsprämien | Nach Vertrag, oft jährlich oder halbjährlich im Voraus | Vertrag |
Die Falle: Mehrwertsteuer auf Geld, das noch nicht da ist
Im gesetzlichen Normalfall rechnest du nach vereinbarten Entgelten ab (MWSTG Art. 39 Abs. 1). Die Umsatzsteuerschuld entsteht dann mit der Rechnungsstellung, nicht mit dem Zahlungseingang (Art. 40 Abs. 1 Bst. a). Bezahlt wird sie innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode. Bei einer grossen Schlussrechnung kurz vor Quartalsende kann das heissen, dass du die Steuer ablieferst, bevor der Kunde bezahlt hat.
- Rechnungsbetrag inklusive 8.1 Prozent
- CHF 86'400.00
- Darin enthaltene Steuer: 86'400.00 × 8.1 ÷ 108.1
- CHF 6'474.01
- Quartal endet am
- 31. März
- Abrechnung und Zahlung fällig bis
- 30. Mai
- Vorfinanziert, wenn der Kunde erst im Juni zahlt
- CHF 6'474.01
Dagegen gibt es ein Mittel: Auf Antrag gestattet die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) die Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten (MWSTG Art. 39 Abs. 2). Dann entsteht die Steuerschuld erst mit dem Zahlungseingang. Die gewählte Art musst du mindestens eine Steuerperiode beibehalten. Was für dich passt, zeigt der Ratgeber Vereinbartes oder vereinnahmtes Entgelt.
Der Plan: eine Zeile je Position, eine Spalte je Monat
Mehr als eine Tabelle braucht es nicht. Oben der Kontostand am Monatsanfang, darunter die erwarteten Eingänge, dann die Ausgänge, unten der Kontostand am Monatsende, der zum Anfangsbestand des nächsten Monats wird. Rechne mit den Daten, an denen das Geld wirklich fliesst, nicht mit dem Rechnungsdatum.
| Position | April | Mai | Juni |
|---|---|---|---|
| Kontostand am Monatsanfang | 18'400.00 | 20'700.00 | 12'300.00 |
| Erwartete Zahlungseingänge aus offenen Rechnungen | 42'000.00 | 31'000.00 | 46'000.00 |
| Akontozahlung Grossauftrag | 15'000.00 | 0.00 | 0.00 |
| Löhne und Sozialversicherungen | −24'500.00 | −24'500.00 | −24'500.00 |
| Material und Fremdleistungen | −12'800.00 | −9'600.00 | −14'200.00 |
| Miete, Fahrzeuge, Versicherungen | −5'300.00 | −5'300.00 | −5'300.00 |
| Mehrwertsteuer 1. Quartal | −6'900.00 | 0.00 | 0.00 |
| Differenzrechnung Ausgleichskasse | −5'200.00 | 0.00 | 0.00 |
| Kontostand am Monatsende | 20'700.00 | 12'300.00 | 14'300.00 |
Vier Hebel, die wirklich etwas bewegen
- 01
Akonto- und Teilrechnungen vereinbaren
Ohne Abrede ist die Vergütung erst bei der Ablieferung des Werkes zu zahlen (OR Art. 372 Abs. 1). Wer nichts vereinbart, finanziert Material und Lohn also bis zum Schluss selbst. Sind Teillieferungen und Teilvergütungen vereinbart, wird jeder Teil bei seiner Ablieferung zahlbar (Abs. 2). Schreib die Zahlungsschritte darum in die Offerte, nicht erst in die Rechnung: Akonto und Schlussrechnung abrechnen.
- 02
Am Tag der Fertigstellung fakturieren
Jeder Tag zwischen der letzten Arbeitsstunde und der Rechnung ist ein Tag, an dem dein Geld beim Kunden liegt. Fixiere einen Wochentag, an dem die Rechnungen des Betriebs rausgehen, und halte ihn wie einen Kundentermin.
- 03
Die Zahlungsfrist verkürzen und begründen
Dreissig Tage sind üblich, aber kein Gesetz. Zwanzig Tage sind möglich, wenn sie in der Offerte stehen und der Kunde sie angenommen hat. Wie du das formulierst, zeigt Zahlungsbedingungen formulieren.
- 04
Konsequent mahnen, mit festen Stufen
Eine Zahlungserinnerung nach fünf Tagen kostet nichts und wirkt. Ohne Vereinbarung gerät der Kunde erst durch die Mahnung in Verzug (OR Art. 102), und ab Verzug läuft der gesetzliche Verzugszins von 5 Prozent pro Jahr (OR Art. 104). Der Ablauf steht im Ratgeber Mahnung schreiben.
Wie viel die dritte und vierte Stellschraube zusammen bringen, lässt sich ausrechnen. Gebundenes Geld heisst: Jahresumsatz mal durchschnittliche Zahlungsdauer, geteilt durch 365.
- Heute gebunden: 480'000.00 × 45 ÷ 365
- CHF 59'178.08
- Nach der Verkürzung: 480'000.00 × 30 ÷ 365
- CHF 39'452.05
- Einmalig zusätzlich auf dem Konto
- CHF 19'726.03
Wenn es trotzdem knapp wird
- Früh reden, nicht spät. Mit der Bank sprichst du, solange der Plan noch zeigt, wie du wieder herauskommst. Wer erst anruft, wenn die Zahlung platzt, verhandelt aus der schlechteren Position.
- Bei der Mehrwertsteuer gibt es einen gesetzlichen Weg. Ist die Zahlung innert Frist mit einer erheblichen Härte verbunden, kann die ESTV die Zahlungsfrist erstrecken oder Ratenzahlungen vereinbaren (MWSTG Art. 90 Abs. 1). Sie darf dafür eine Sicherheit verlangen, und der Antrag allein hemmt die Vollstreckung nicht (Abs. 2 und 4). Melden musst du dich also vor dem Verfalltag, nicht danach.
- Mit Lieferanten eine Abzahlung vereinbaren, schriftlich und mit festen Raten. Das ist immer noch günstiger als eine Betreibung.
- Die Arbeitnehmerbeiträge sind tabu. Wer den Lohn um die Beiträge kürzt und dieses Geld dann selbst verbraucht oder damit andere Forderungen begleicht, statt es der Ausgleichskasse zu zahlen, begeht ein Vergehen (AHVG Art. 87). Diese Zahlung hat Vorrang vor fast allem anderen.
Und ein Satz, der nach dem Plan kommt: Wer regelmässig knapp ist, obwohl die Aufträge da sind, hat oft kein Liquiditätsproblem, sondern ein Preisproblem. Dann führt der Weg über den Stundensatz und die Nachkalkulation, nicht über eine weitere Tabelle.
So macht es KIDESK
Eine Liquiditätsplanung führt KIDESK nicht, und eine Verbindung zu deiner Bank gibt es nicht: Kontoauszüge lädst du als Datei aus dem E-Banking hoch. Was es liefert, sind die Zahlen für den Plan. Auf der Startseite stellst du dir Bausteine hin wie Forderungen nach Alter, erwartete Eingänge, Schuldner und den Mahnstapel. Das Mahnwesen arbeitet mit drei Stufen, deinen Fristen und deiner Gebühr, den Verzugszins schaltest du ein, wenn du ihn willst. Akonto- und Schlussrechnungen rechnet KIDESK gegeneinander auf.
Häufige Fragen
Wie weit voraus soll ich planen?
Drei bis sechs Monate reichen für den Alltag, rollend fortgeschrieben: Jeden Monat streichst du den vergangenen und hängst hinten einen neuen an. Für eine Investition oder einen Kredit rechnest du zusätzlich zwölf Monate, weil die Bank das sehen will.
Brauche ich dafür eine Software?
Nein. Eine Tabelle mit einer Zeile je Position und einer Spalte je Monat genügt, und sie hat den Vorteil, dass du sie selbst verstehst. Wichtiger als das Werkzeug ist, dass die Zahlen aus deinen echten offenen Rechnungen und Verträgen kommen und nicht aus dem Gefühl.
Was mache ich mit Kunden, die grundsätzlich spät zahlen?
Plan sie realistisch ein, also mit der Frist, die sie tatsächlich einhalten, nicht mit der, die auf deiner Rechnung steht. Bei neuen Aufträgen dieser Kunden hilft eine Akontozahlung vor Arbeitsbeginn mehr als eine kürzere Frist.
Hilft ein Kontokorrentkredit?
Er überbrückt Schwankungen, löst aber kein strukturelles Problem. Sinnvoll ist er, wenn der Plan zeigt, dass eine einzelne Spitze überbrückt werden muss. Wer ihn dauerhaft ausschöpft, finanziert Verluste, und das wird teuer.
Rechne ich mit oder ohne Mehrwertsteuer?
Im Liquiditätsplan rechnest du mit den Beträgen, die tatsächlich über das Konto laufen, also mit Mehrwertsteuer. Die Ablieferung an die ESTV ist dann eine eigene Ausgangszeile. So siehst du den Betrag, den du zwischendurch nur treuhänderisch hältst.
Quellen
- KMU-Portal des Bundes: Wie gelingt eine gute Liquiditätsplanung?
- Obligationenrecht (OR), Art. 372: Fälligkeit der Vergütung beim Werkvertrag
- OR Art. 102 und 104: Verzug und Verzugszins von 5 Prozent
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 39 und 40: Abrechnungsart und Entstehung der Steuerschuld
- MWSTG Art. 86 und 87: Entrichtung der Steuer und Verzugszins
- MWSTG Art. 90: Zahlungserleichterungen
- Verordnung über die AHV (AHVV), Art. 34 bis 36 und 41bis: Zahlungsperioden, Abrechnung, Verzugszinsen
- AHV-Merkblatt 2.01: Beiträge an die AHV, die IV und die EO
- Bundesgesetz über die AHV (AHVG), Art. 87: Vergehen, unter anderem zweckentfremdete Arbeitnehmerbeiträge
- EFD: Zinssätze für Abgaben und Steuern (Verzugszins 2026)
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
