Im Beispiel rechnet ein Reinigungsbetrieb einen Monat an einem Mehrfamilienhaus ab: Treppenhaus und Eingang als Pauschale, die Umgebung als zweite Pauschale, die halbjährliche Fensterreinigung nach Stückzahl, einen Zusatzauftrag nach Stunden und das Verbrauchsmaterial gegen Beleg. Die Preise sind Beispiele aus einer Kalkulation und keine Marktpreise. Wie du auf deine eigenen kommst, steht unter Reinigungsofferte kalkulieren.
Drei Angaben, ohne die eine Rechnung liegen bleibt
- Das Objekt mit Strasse und Ort. Eine Verwaltung betreut Dutzende Liegenschaften und bucht je Liegenschaft. Ohne Objekt wandert deine Rechnung auf den Stapel «klären».
- Der Leistungszeitraum, nicht nur das Rechnungsdatum. Das Gesetz verlangt Datum oder Zeitraum der Leistung, soweit sie nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. c). Bei einer Monatspauschale fallen sie immer auseinander.
- Die Vertrags- oder Objektnummer des Kunden. Sie ist in der Immobilienverwaltung das, was in der Industrie die Bestellnummer ist: Ohne sie findet niemand die Genehmigung.
Pauschale und Zusatzleistungen trennen
| Leistung | So steht sie auf der Rechnung | Beilage |
|---|---|---|
| Unterhaltsreinigung nach Pflichtenheft | Eine Zeile je Bereich, Einheit «Monat», mit Verweis auf das Pflichtenheft und der Häufigkeit | Keine, das Pflichtenheft liegt dem Vertrag bei |
| Fensterreinigung, halbjährlich | Nach Stückzahl oder als eigene Pauschale, mit Datum des Durchgangs | Keine, wenn das Datum dabeisteht |
| Grundreinigung, Bodensanierung | Eigene Position mit Datum und Fläche, nach der vorher erteilten Offerte | Offerte oder Auftragsbestätigung |
| Zusatzauftrag nach Aufwand | Datum, Stunden, Ansatz, Grund und wer ihn erteilt hat | Rapport mit Unterschrift oder Bestätigung per E-Mail |
| Verbrauchsmaterial | Eigene Position, entweder pauschal nach Vertrag oder gegen Beleg | Lieferantenbeleg bei Weiterverrechnung |
| Umzugs- oder Baureinigung | Immer eine eigene Rechnung, nicht auf dem Monatsbeleg | Abnahmeprotokoll |
Der Monat hat nicht vier Wochen
Der häufigste Rechenfehler in der Unterhaltsreinigung steckt nicht im Stundensatz, sondern im Kalender. Ein Jahr hat 52 Wochen, ein Monat also im Schnitt 4.333 Wochen. Wer die Monatspauschale mit vier Wochen rechnet, verschenkt jedes Jahr vier Wochen Arbeit. Und wer statt einer Pauschale je Einsatz verrechnet, schreibt in manchen Monaten acht und in anderen zehn Zeilen, was jedes Mal eine Rückfrage auslöst.
- Einsätze: zweimal pro Woche
- 2
- Einsätze im Jahr: 2 mal 52 Wochen
- 104
- Preis je Einsatz nach Kalkulation
- CHF 44.42
- Jahrespreis: 104 mal CHF 44.42
- CHF 4'619.68
- Geteilt durch 12 Monate
- CHF 384.97
- Monatspauschale, gerundet
- CHF 385.00
Auf der Rechnung steht danach nur noch die Pauschale mit der Häufigkeit, nicht die Anzahl Einsätze dieses Monats. Genau das ist der Sinn einer Pauschale: Sie gleicht kurze und lange Monate aus. Schreib die Häufigkeit trotzdem in die Positionszeile, damit jeder sieht, wofür bezahlt wird. Und rechne mit der Zahl, die du wirklich leistest: Wer Einsätze an Feiertagen ersatzlos streicht, kommt nicht auf 104.
Ferien, Feiertage und geschlossene Betriebe
Feiertage sind in der Rechnung mit 52 Wochen nicht automatisch berücksichtigt: Wer 104 Einsätze kalkuliert, wegen Feiertagen aber nur 98 leistet, verrechnet sechs Einsätze zu viel. Halte darum im Pflichtenheft fest, was an Feiertagen gilt, nachholen oder ersatzlos entfallen, und rechne die Pauschale mit der Zahl, die dabei herauskommt. Dasselbe gilt für eine Betriebsschliessung über zwei Wochen, in denen niemand im Haus ist. Ob die Pauschale dann gekürzt wird, ist eine Frage der Abmachung und keine Frage des Rechts. Regle sie im Vertrag, in eine von zwei Richtungen.
- Keine Kürzung, dafür holst du in der Woche danach nach, was liegen geblieben ist. Sauber, wenn die Arbeit ohnehin anfällt.
- Kürzung um die ausgefallenen Einsätze, mit dem Preis je Einsatz aus der Kalkulation. Dann gehört dieser Preis in den Vertrag, sonst rechnet ihr zwei verschiedene Zahlen.
- Ausfall wegen deines Betriebs ist immer ein Abzug. Wer eine Woche nicht kommt, verrechnet sie nicht.
- Gekürzte Monate stehen auf der Rechnung als eigene Zeile mit Minusbetrag und Begründung, nicht als stillschweigend tieferer Pauschalbetrag.
Zusatzaufträge: ohne Rapport keine Zeile
Zusatzarbeiten sind der Teil, über den diskutiert wird, weil sie Wochen später niemand mehr erinnert. Halte jeden Einsatz am selben Tag fest: Datum, Person, Von und Bis, Objekt, Grund und wer den Auftrag erteilt hat. Ein Regierapport mit Unterschrift oder eine kurze Bestätigung per E-Mail genügt. Auf der Rechnung steht die verdichtete Position mit Datum und Stunden, der Rapport geht als Beilage mit.
Das Beispiel in der Vorlage, nachgerechnet
- Unterhaltsreinigung Treppenhaus und Eingang, 2 Einsätze pro Woche
- CHF 385.00
- Umgebung und Entsorgungsraum, 1 Einsatz pro Woche
- CHF 165.00
- Fensterreinigung Treppenhaus, 24 Fenster à CHF 7.50
- CHF 180.00
- Zusatzauftrag 14.09.2026, 5.5 Std. à CHF 58.00
- CHF 319.00
- Verbrauchsmaterial gemäss Beleg
- CHF 47.80
- Zwischentotal
- CHF 1'096.80
- MwSt 8.1 % auf CHF 1'096.80
- CHF 88.84
- Rechnungsbetrag
- CHF 1'185.64
Vier von fünf Positionen tragen entweder eine Häufigkeit oder ein Datum. Das ist der Unterschied zwischen einer Rechnung, die durchgeht, und einer, die zurückkommt. Runden musst du nichts: Eine gesetzliche Pflicht, auf fünf Rappen zu runden, gibt es nicht. Üblich ist es dort, wo bar bezahlt wird, weil die kleinste Münze das Fünfrappenstück ist. Siehe Muss ich auf 5 Rappen runden?.
Mehrwertsteuer, Zahlungsfrist, Aufbewahrung
Reinigungsleistungen werden zum Normalsatz von 8.1 Prozent abgerechnet. Steuerpflichtig wirst du ab CHF 100'000.00 Jahresumsatz aus Leistungen, die nicht von der Steuer ausgenommen sind (MWSTG Art. 10 Abs. 2 Bst. a); solange du nicht im MWST-Register eingetragen bist, darfst du nicht auf die Steuer hinweisen, und wer es trotzdem tut, schuldet den ausgewiesenen Betrag (MWSTG Art. 27). Für diesen Fall gibt es die Rechnungsvorlage ohne MwSt.
Schreib die Zahlungsfrist als Datum, nicht als Anzahl Tage. Ohne verabredeten Verfalltag gerät dein Kunde erst durch deine Mahnung in Verzug (OR Art. 102). Die Rechnung selbst bewahrst du zehn Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres, elektronisch ist das zulässig (OR Art. 958f).
So macht es KIDESK
Die Monatspauschale läuft in KIDESK als wiederkehrende Rechnung im gewählten Rhythmus weiter. Zusatzaufträge erfasst du als Auftrag mit Stunden, Material und Unterschrift auf dem Gerät; daraus wird die Rechnung, ohne dass du eine Zahl abtippst. Mehrere Aufträge desselben Monats fasst KIDESK auf Wunsch zu einer Sammelrechnung zusammen. Für Reinigung und Liegenschaftsbetreuung erstellst du ausserdem das Pflichtenheft mit Bereichen, Tätigkeiten, Häufigkeit und Minuten.
Häufige Fragen
Muss ich für jede Liegenschaft eine eigene Rechnung schreiben?
Rechtlich nicht, praktisch ja. Verwaltungen rechnen je Liegenschaft ab und geben die Reinigungskosten als Nebenkosten weiter. Eine Sammelrechnung über fünf Objekte muss jemand von Hand aufteilen, und das kostet dich Wochen. Wenn du sammelst, dann nach Objekt gegliedert, mit Zwischensumme je Objekt.
Monatlich, quartalsweise oder je Einsatz abrechnen?
Monatlich passt am besten zur Monatspauschale: Jede Rechnung zeigt denselben Betrag für einen Kalendermonat. Die Nebenkostenabrechnung der Verwaltung gibt den Rhythmus nicht vor, sie wird mindestens einmal im Jahr erstellt (Art. 4 Abs. 1 der Verordnung über die Miete und Pacht von Wohn- und Geschäftsräumen, VMWG). Quartalsweise spart Büroaufwand, verzögert aber deinen Geldeingang. Je Einsatz abzurechnen lohnt sich nur bei unregelmässigen Aufträgen; bei einem festen Turnus erzeugt es unterschiedliche Monatsbeträge und damit Rückfragen.
Der Kunde hat zwei Wochen Betriebsferien. Kürze ich die Pauschale?
Nur wenn es vereinbart ist. Die Pauschale ist ein Preis für eine Leistung über die Zeit, kein Stundenkonto. Sinnvoll ist eine Klausel im Vertrag: entweder keine Kürzung mit Nachholen der liegen gebliebenen Arbeit, oder Kürzung um die ausgefallenen Einsätze zum Preis je Einsatz. Ein Abzug ohne Grundlage kommt sonst jedes Jahr zurück.
Wie verrechne ich die Fensterreinigung?
Am klarsten nach Stückzahl mit dem Datum des Durchgangs, so wie in der Vorlage. Möglich ist auch, die zwei Durchgänge im Jahr auf zwölf Monate zu verteilen und in die Pauschale zu nehmen. Dann gehört in die Positionszeile, dass die Fensterreinigung enthalten ist, sonst zahlt dein Kunde zweimal oder erwartet sie öfter.
Der Kunde reklamiert eine Reinigung. Kürze ich einfach die Rechnung?
Nicht einseitig. Ist die Rechnung noch nicht geschrieben, halte die Beanstandung fest und reinige nach. Ist sie bereits draussen, korrigierst du sie mit einer Gutschrift, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Eine stillschweigend tiefere Zahlung führt zu einer offenen Restforderung in deiner Buchhaltung, die dir ein Jahr später niemand mehr erklären kann.
Quellen
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26: Rechnung
- MWSTG Art. 10: Grundsatz (Steuerpflicht und Befreiung)
- MWSTG Art. 27: unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
- Obligationenrecht (OR), Art. 257b: Nebenkosten und Einsicht in die Belege
- Verordnung über die Miete und Pacht von Wohn- und Geschäftsräumen (VMWG), Art. 4: Nebenkosten im Allgemeinen
- Obligationenrecht (OR), Art. 102: Verzug des Schuldners
- Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Aufbewahrung der Geschäftsbücher
- ESTV: Mehrwertsteuersätze Schweiz
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
