Projekte nach Meilensteinen abrechnen.

Drei Angaben machen einen Meilenstein zahlbar

Ein Meilenstein in einem Projektplan ist eine Terminmarke. Ein Meilenstein in einer Offerte ist eine Zahlungsbedingung. Der Unterschied zeigt sich erst, wenn der Kunde fragt, warum er jetzt CHF 14'400.00 überweisen soll. Damit du darauf eine Antwort hast, die auch im Streit trägt, braucht jeder Meilenstein drei Angaben.

1. 1.Das Ergebnis. Was liegt am Ende vor, und zwar so beschrieben, dass eine dritte Person es nachprüfen kann. «Datenmigration abgeschlossen» ist keine Beschreibung. «Alle Kundendatensätze aus dem Altsystem sind im neuen System, die Stichprobe von 50 Datensätzen stimmt in allen Feldern überein» ist eine.
2. 2.Das Abnahmekriterium. Wer prüft, woran, innert welcher Frist, und was gilt, wenn niemand reagiert. Ohne diesen Satz hängt jede Teilrechnung an der Laune des Projektleiters auf der Gegenseite.
3. 3.Den Betrag. Entweder ein Festpreis je Meilenstein oder der Aufwand bis zu einem Kostendach. Ein Prozentsatz ohne Bezugsgrösse taugt nicht: «30 Prozent» wovon, wenn unterwegs ein Nachtrag dazukommt?

Werkvertrag oder Auftrag: das entscheidet über deinen Plan

Ein Projekt, das ein abgrenzbares Ergebnis schuldet, ist ein Werkvertrag (OR Art. 363). Eine Begleitung, ein Mandat, eine Beratung ohne versprochenes Ergebnis ist ein Auftrag: Verträge über Arbeitsleistung, die keiner besonderen Vertragsart unterstehen, stehen unter den Vorschriften über den Auftrag, und eine Vergütung ist zu leisten, wenn sie verabredet oder üblich ist (OR Art. 394). Der Unterschied ist für den Meilensteinplan wesentlich.

Teilrechnung oder Akontorechnung? Das ist nicht das Gleiche

Beide sind vollwertige Rechnungen mit Nummer, Datum, Steuerausweis und Einzahlungsschein. Der Unterschied liegt im Inhalt. Eine Teilrechnung rechnet einen abgeschlossenen Teil der Arbeit ab, mit echten Positionen, Menge und Preis, und passt damit zu einem Meilenstein, der ein Ergebnis abliefert. Eine Akontorechnung ist eine Zahlung auf ein Ganzes, das noch nicht fertig ist, und passt zu einem Meilenstein, der nur ein Datum ist, etwa «bei Projektstart». Die Begriffe im Detail stehen unter Teilrechnung und Akonto-Rechnung.

Für dein Papier heisst das: Beschreibe auf der Meilenstein-Rechnung, was abgeliefert wurde, und nenne das Datum der Abnahme. Das ist nicht nur schön, es ist mehrwertsteuerlich sinnvoll (Art, Gegenstand und Umfang der Leistung sowie Datum oder Zeitraum sind Rechnungsangaben nach MWSTG Art. 26), und es macht die Rechnung im Zweifel belegbar.

Der Zahlungsplan: drei Muster, drei Risiken

Nachträge: der Punkt, an dem Meilensteinpläne kippen

Ein Projekt ohne Änderungswunsch ist eine Ausnahme. Gefährlich wird ein Nachtrag nicht durch seinen Preis, sondern durch seinen Zeitpunkt: Er kommt mündlich, mitten in einer Etappe, und landet in der Schlussrechnung. Dort wird er bestritten. Zwei Sätze verhindern das.

• Freigabe vor Aufwand: Jeder Nachtrag wird vor der Ausführung schriftlich freigegeben, mit Aufwand, Preis und Auswirkung auf die Termine. Eine E-Mail mit «ja, macht das» genügt, ein Anruf nicht.
• Eigene Zeile, eigener Meilenstein: Ein freigegebener Nachtrag wird entweder sofort abgerechnet oder dem nächsten Meilenstein zugeschlagen, aber als eigene Position mit eigenem Datum. So bleibt nachvollziehbar, was zum vereinbarten Umfang gehörte und was dazukam.
• Nachkalkulation für dich selbst: Halte fest, wie viele Stunden ein Meilenstein wirklich gekostet hat. Beim nächsten Projekt ist das der Unterschied zwischen einem Festpreis und einem Ratespiel.

Wie sich Nachträge und Teilrechnungen in der Schlussrechnung treffen, zeigt das Beispiel. Es rechnet ein Projekt über CHF 48'000.00 netto in vier Meilensteinen, dazu ein nach dem zweiten Meilenstein freigegebener Nachtrag über CHF 3'600.00 netto, alles zum Normalsatz von 8.1 Prozent.

Zwei Dinge sind an dieser Rechnung wichtig. Erstens werden die früheren Teilrechnungen brutto abgezogen, also mit der Steuer, die schon auf ihnen stand: Sonst verrechnest du die Mehrwertsteuer zweimal. Zweitens stimmt die Probe: Der Restbetrag entspricht dem letzten Meilenstein plus dem Nachtrag, netto CHF 13'200.00 plus CHF 1'069.20 Steuer. Die Reihenfolge von Rabatt, Steuer, Akonto und Rückbehalt steht ausführlich unter Akonto, Rückbehalt und Skonto abziehen.

Die Mehrwertsteuer folgt der Teilrechnung, nicht dem Projektende

Wer nach vereinbarten Entgelten abrechnet, schuldet die Steuer mit der Rechnungsstellung. Geben die Leistungen zu aufeinander folgenden Teilrechnungen oder Teilzahlungen Anlass, entsteht die Steuerschuld mit der Ausgabe der Teilrechnung oder mit der Vereinnahmung der Teilzahlung. Bei Vorauszahlungen für nicht befreite Leistungen und bei Leistungen ohne Rechnungsstellung entsteht sie mit der Vereinnahmung des Entgelts (MWSTG Art. 40 Abs. 1). Wer nach vereinnahmten Entgelten abrechnet, schuldet sie mit der Zahlung (Abs. 2).

• Ein Meilenstein, der im Dezember abgerechnet und im Januar bezahlt wird, gehört bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten in das vierte Quartal, nicht in das erste des Folgejahres.
• Zahlt der Kunde ohne Rechnung im Voraus, entsteht die Steuer mit dem Geldeingang. Das kommt bei Projektstarts häufiger vor, als man denkt.
• Auf der Schlussrechnung ziehst du die Teilrechnungen brutto ab. Der Steuerbetrag der Schlussrechnung ist dann nur noch die Steuer auf dem Rest.
• Sitzt der Kunde im Ausland, ändert sich die Rechnung im Grundsatz. Das gehört vor der ersten Teilrechnung geklärt und nicht nach der dritten: Mehrwertsteuer bei Kunden im Ausland.

Die Abnahme: der Satz, der später zählt

Die Abnahme eines Meilensteins ist kein Formalismus, sie ist dein Beweis. Ein unterzeichnetes Abnahmeprotokoll mit einem Betrag kann in der Betreibung als durch Unterschrift bekräftigte Schuldanerkennung für die provisorische Rechtsöffnung dienen (SchKG Art. 82). Eine blosse Rechnung genügt dafür nicht. Wer ohne Unterschrift arbeitet, hat im Ernstfall den längeren Weg über die ordentliche Klage.

1. 1

   Ergebnis übergeben und Prüfung anzeigen

   Schreib in einer E-Mail, was abgeliefert ist, wo es liegt und woran es zu prüfen ist. Nenne das Abnahmekriterium aus dem Vertrag wörtlich.

2. 2

   Prüffrist laufen lassen

   Üblich sind fünf bis zehn Arbeitstage. Die Frist muss im Vertrag stehen, sonst ist es eine Bitte und keine Frist.

3. 3

   Mängel aufnehmen, nicht diskutieren

   Alles, was zurückkommt, wird in eine Liste eingetragen: Erscheinung, Priorität, ob es im vereinbarten Umfang liegt. Was nicht im Umfang liegt, ist ein Nachtrag und kein Mangel.

4. 4

   Abnahme unterschreiben lassen

   Mit Vorbehalt für offene Punkte, falls nötig. Eine Abnahme mit drei offenen Punkten ist besser als keine Abnahme mit null Unterschriften.

5. 5

   Teilrechnung am gleichen Tag stellen

   Die Rechnung nennt den Meilenstein, das Abnahmedatum und den Leistungszeitraum. Je länger du wartest, desto schwächer wird der Zusammenhang zwischen Leistung und Forderung.

Die Klausel für die Offerte

Diese Formulierung deckt den Zahlungsplan, die Abnahme, den Umgang mit Nachträgen und den Abbruch ab. Die Prozentsätze, Fristen und Beträge setzt du selbst ein.

Meilensteine, Abnahme und Zahlung

1. Das Projekt wird in Etappen erbracht und abgerechnet. Die Etappen, die dazugehörigen Ergebnisse, die Abnahmekriterien und die Teilbeträge sind in der Tabelle «Meilensteinplan» aufgeführt und Bestandteil dieser Offerte.

2. Nach der Ablieferung einer Etappe prüft die Auftraggeberin das Ergebnis anhand des vereinbarten Abnahmekriteriums und erklärt die Abnahme innert [10] Arbeitstagen schriftlich, allenfalls mit Vorbehalt für einzeln bezeichnete offene Punkte. Erfolgt innert dieser Frist weder eine Abnahme noch eine schriftliche Beanstandung mit Bezug auf das Abnahmekriterium, gilt die Etappe als abgenommen.

3. Mit der Abnahme einer Etappe wird der zugehörige Teilbetrag zur Zahlung fällig. Die Zahlungsfrist beträgt [30] Tage ab Rechnungsdatum. Bereits in Rechnung gestellte Teilbeträge werden in der Schlussrechnung mit dem ausgewiesenen Bruttobetrag abgezogen.

4. Leistungen, die nicht im Meilensteinplan beschrieben sind, werden vor der Ausführung schriftlich freigegeben, mit Aufwand, Preis und Auswirkung auf die Termine. Ohne Freigabe besteht keine Pflicht zur Ausführung. Freigegebene Zusatzleistungen werden zum Stundensatz von CHF [Betrag] abgerechnet und in der nächsten Teilrechnung als eigene Position aufgeführt.

5. Wird das Projekt vorzeitig beendet, werden die bis dahin abgenommenen Etappen sowie die im Zeitpunkt der Mitteilung angefangene Etappe nach dem tatsächlichen Aufwand abgerechnet. Vorbehalten bleiben weitergehende gesetzliche Ansprüche.

Ort und Datum, Unterschrift Auftraggeberin, Unterschrift Auftragnehmerin

Ziffer 2 mit der Abnahmefiktion ist der Teil, der am häufigsten fehlt. Ohne sie kann ein Kunde eine Etappe unbegrenzt liegen lassen und damit deine Teilrechnung blockieren. Ziffer 4 ist der Teil, der dir Nachträge bezahlt. Wie du dir die Forderung sonst absicherst, steht unter Werklohn absichern.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.