Rechnungsvorlage Hauswartung: Betrieb, Winterdienst, Instandstellung.

Im Beispiel rechnet ein Hauswartungsbetrieb einen Wintermonat an einem Mehrfamilienhaus ab: die Pauschale nach Pflichtenheft, die Umgebung, den Winterdienst in drei Zeilen, eine Kleinreparatur mit Material und eine Fahrt zur Sammelstelle. Die Ansätze sind erfundene Beispiele und keine Marktpreise. Wie du deine eigenen rechnest, steht unter Stundensatz Hauswartung kalkulieren; wie du das Ganze offerierst, unter Hauswartung offerieren und abrechnen.

Zwei Blöcke auf einem Beleg, sichtbar getrennt

Die Verwaltung, die deine Rechnung erhält, muss sie auf zwei Konten verteilen: laufender Betrieb auf der einen Seite, Instandstellung auf der anderen. Wie eng das Mietrecht das nimmt, zeigt eine kleine Stelle in der Verordnung zum Mietrecht: Bei Heizung und Warmwasser sind die Aufwendungen für Reparatur und Erneuerung der Anlagen ausdrücklich nicht anrechenbar (VMWG Art. 6 Bst. a), wohl aber Betrieb, Reinigung und Wartung (Art. 5 Abs. 1 und 2). Dasselbe Denkmuster wendet die Verwaltung auf deine Positionen an.

Mach ihr die Arbeit leicht, indem deine Positionen selbst schon sortiert sind. In der Vorlage sind sie in dieser Reihenfolge erfasst, und der Einleitungssatz sagt es: Die Positionen 1 bis 5 betreffen Betrieb und Unterhalt, die Positionen 6 bis 8 Instandstellung und Entsorgung. Das kostet dich einen Satz und erspart dir die Rückfrage, welche Position wohin gehört.

Winterdienst: drei Zeilen statt einer

Der Winterdienst besteht aus drei verschiedenen Leistungen und steht trotzdem oft in einer einzigen Zeile. Das rächt sich im Frühling: Wer alles zusammenfasst, kann nicht erklären, warum der Januar dreimal so teuer war wie der Februar.

• Bereitschaft: Du kontrollierst jeden Morgen, hältst Personal und Fahrzeug frei und kommst, wenn es schneit. Das ist eine Leistung, auch wenn kein Schnee fällt. Sie läuft je Monat oder je Saison, nicht je Einsatz.
• Einsätze: Nach Anzahl, mit Datum und Uhrzeit je Einsatz. Die Details stehen im Streuprotokoll, die Rechnung nennt nur die Anzahl.
• Streumittel: Nach Menge, in Kilogramm, getrennt von der Arbeit. Salz und Splitt sind Material und schwanken stark.
• Die Beilage: Das Streuprotokoll gehört zur Rechnung. Es ist gleichzeitig dein Beweis, dass du geräumt hast, wenn jemand ausrutscht, siehe Winterdienst: Haftung und Streuprotokoll.

Läuft der Winterdienst über eine Saison, halte im Vertrag fest, wie die Bereitschaft verteilt wird: als Monatsbetrag über die Saisonmonate oder als Betrag je Saison auf der ersten Rechnung. Der erste Weg ist ruhiger für beide, der zweite bringt dir das Geld früher. Beides ist möglich, aber es steht vorher im Vertrag und nicht erst auf der Rechnung.

Kleinreparaturen: die Limite gehört in den Vertrag

Ein Hauswart, der wegen jedes defekten Türschliessers anrufen muss, kostet die Verwaltung mehr, als er ihr spart. Üblich ist darum eine Limite je Einzelfall: Bis zu diesem Betrag erledigst du die Reparatur und stellst sie mit Datum und Stunden in Rechnung, darüber holst du die Freigabe. Setz die Limite in den Vertrag, nicht ins Bauchgefühl, und schreib die Freigabe bei grösseren Arbeiten mit Datum und Namen in die Positionszeile. Bei Reparaturen, die den Wert der Sache erhalten, zahlt am Ende die Vermieterin: Sie ist verpflichtet, die Sache in einem zum vorausgesetzten Gebrauch tauglichen Zustand zu erhalten (OR Art. 256 Abs. 1). Nach unten zieht OR Art. 259 die Grenze: Mängel, die sich durch kleine, für den gewöhnlichen Unterhalt erforderliche Reinigungen oder Ausbesserungen beheben lassen, gehen nach Ortsgebrauch zulasten der Mieterschaft. Wo diese Grenze liegt, entscheidet nicht deine Rechnung, sondern die Verwaltung.

Eine Liegenschaft, eine Rechnung

Fasse nie zwei Liegenschaften auf einem Beleg zusammen, auch wenn dieselbe Verwaltung beide betreut. Sie bucht je Liegenschaft und rechnet je Liegenschaft mit der Mieterschaft ab; eine Sammelrechnung muss jemand von Hand aufteilen, und genau dieser Jemand hat keine Zeit. Wenn du trotzdem sammelst, dann mit Zwischensumme je Liegenschaft und der Objektnummer des Kunden in jeder Gruppe.

Die Rechnung aus der Vorlage, nachgerechnet

Jede der acht Positionen trägt eine Menge und eine Einheit, drei davon zusätzlich ein Datum oder einen Zeitraum. Nichts davon ist Zierde: Eine Position ohne Menge, Datum oder Häufigkeit lässt sich nicht prüfen, und was sich nicht prüfen lässt, wird nicht bezahlt, sondern besprochen. Die Mehrwertsteuer rechnest du auf das Zwischentotal, der Normalsatz von 8.1 Prozent gilt für alle Positionen, auch für Streumittel und Entsorgung.

Kopfzeilen: was die Verwaltung zum Buchen braucht

• Liegenschaft mit Strasse und Ort, plus die Objektnummer des Kunden, falls er eine führt.
• Leistungszeitraum als Datum von und bis. Bei einer Pauschale fällt er immer mit dem Rechnungsdatum auseinander, und dann verlangt das Gesetz die Angabe (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. c).
• Vertragsnummer und Datum des Pflichtenhefts. Wer die Pauschale prüfen will, schlägt dort nach, siehe Pflichtenheft Hauswartung Vorlage.
• Zahlbar bis als Datum, nicht als Anzahl Tage.
• Ansprechperson mit Telefonnummer. Eine Rückfrage, die sofort beantwortet wird, verzögert die Zahlung um Stunden statt um Wochen.

Mehrwertsteuer und Aufbewahrung

Hauswartungsleistungen tragen den Normalsatz von 8.1 Prozent. Steuerpflichtig wirst du, sobald du mit nicht ausgenommenen Leistungen CHF 100'000.00 Jahresumsatz erreichst (MWSTG Art. 10 Abs. 2 Bst. a). Liegst du darunter, darfst du in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen (MWSTG Art. 27 Abs. 1); dafür gibt es die Rechnungsvorlage ohne MwSt. Deine Belege bewahrst du zehn Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres (OR Art. 958f). Das lohnt sich hier doppelt: Kommt eine alte Nebenkostenabrechnung zur Sprache, sucht die Verwaltung deine Rechnung von damals, und wer sie zuerst findet, führt das Gespräch.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.