Im Beispiel rechnet ein Umzugsbetrieb einen Wohnungsumzug ab: das Team mit vier Personen, das Fahrzeug, den Zuschlag für den Tragweg, Demontage und Wiederaufbau, eine Wartezeit, Kartons und Kleiderboxen zur Miete, Packmaterial, eine Entsorgungsfahrt und das Halteverbot. Die Preise sind Beispiele aus einer Kalkulation, keine Marktpreise. Wie die Offerte dazu aussieht und wie das Volumen geschätzt wird, zeigt die Offerte Vorlage für Umzüge.
Bezahlte Fracht heisst: die Sache ist erledigt
Das Frachtrecht kennt eine Regel, die im Handwerk kein Vorbild hat. «Durch vorbehaltlose Annahme des Gutes und Bezahlung der Fracht erlöschen alle Ansprüche gegen den Frachtführer, die Fälle von absichtlicher Täuschung und grober Fahrlässigkeit ausgenommen» (OR Art. 452 Abs. 1). Haftbar bleibst du für Schaden, der äusserlich nicht erkennbar war, wenn der Empfänger ihn in der Zeit entdeckt, in der ihm die Prüfung möglich oder zuzumuten war, und dich sofort nach der Entdeckung benachrichtigt (Abs. 2). Diese Meldung muss spätestens acht Tage nach der Ablieferung erfolgen (Abs. 3).
Ob diese Regeln auf deinen Auftrag passen, hängt an der Art der Leistung: Frachtführer ist, wer gegen Vergütung den Transport von Sachen übernimmt (OR Art. 440 Abs. 1). Für den Transport des Umzugsguts gelten sie darum. Für Nebenleistungen wie Packen, Möbelmontage oder Reinigung kann derselbe Auftrag anders zu beurteilen sein; das entscheidet sich am einzelnen Vertrag.
Für deine Rechnung heisst das zweierlei. Erstens: Der Zeitpunkt der Zahlung ist rechtlich relevant, nicht nur kaufmännisch. Zweitens: Beides muss zusammentreffen, die vorbehaltlose Annahme und die Zahlung. Ein Kunde, der beim Auszug aus dem Möbelwagen eine Beanstandung notiert und dann bezahlt, hat seine Ansprüche nicht verwirkt. Darum ist die saubere Übergabe wichtiger als die schnelle Zahlung: Zustand festhalten, sichtbare Schäden am selben Tag ins Protokoll, Fotos dazu.
Mehrstunden: nur mit von, bis und Grund
Wurde nach Aufwand offeriert, sind die tatsächlichen Stunden geschuldet, und der offerierte Betrag war eine Schätzung. Wurde ein fester Preis vereinbart, darfst du keine Erhöhung fordern, selbst wenn du mehr Arbeit hattest (OR Art. 373 Abs. 1). Der Unterschied entscheidet sich in der Offerte, nicht auf der Rechnung. Deshalb steht auf einer Rechnung nach Aufwand immer, worauf sich die Stunden stützen: Beginn und Ende des Einsatzes, die Zahl der Personen und der Grund, wenn es länger dauerte als angenommen.
- Offeriert: 4 Personen zu je 7.0 Std.
- 28.00 Std.
- Offerierter Betrag zu CHF 75.00
- CHF 2'100.00
- Tatsächlich: 07:30 bis 17:15, minus 0.5 Std. Pause und 0.75 Std. Wartezeit
- 8.50 Std.
- Verrechnete Stunden: 4 Personen zu je 8.5 Std.
- 34.00 Std.
- Mehrstunden: 6.00 Std. zu CHF 75.00
- CHF 450.00
- Verrechnet für das Umzugsteam
- CHF 2'550.00
Sechs Stunden Differenz sind keine Kleinigkeit, und sie werden nur bezahlt, wenn die Rechnung den Grund nennt. Im Beispiel lautet er: Das aufgeladene Volumen betrug 54 statt der geschätzten 48 Kubikmeter. Schreib genau das in die Positionszeile, mit dem Hinweis auf das Besichtigungsprotokoll. Ein Kunde, der seine eigene Schätzung wiedererkennt, diskutiert über Kubikmeter und nicht über deine Arbeitsgeschwindigkeit.
- Wartezeit ist eine eigene Position, nicht eine stille Verlängerung der Teamstunden. Mit Datum, von und bis, Zahl der Personen und Grund: blockierter Lift, fehlender Schlüssel, Wohnung nicht geräumt.
- Fahrzeit gehört in die Position, in der sie auch offeriert war. Wer sie in der Offerte in die Teamstunden gerechnet hat, verrechnet sie nicht zusätzlich als Anfahrt.
- Pausen gehören abgezogen und im Text erwähnt. «07:30 bis 17:15, minus 30 Minuten Pause und 45 Minuten Wartezeit» beantwortet die Frage, bevor sie gestellt wird. Was du als Wartezeit separat verrechnest, ziehst du bei den Teamstunden ab: einmal verrechnen, nicht zweimal.
- Überstundenzuschläge deiner Mitarbeitenden sind deine Sache, nicht die deines Kunden. Was du deinen Leuten schuldest, steht im Arbeitsvertrag oder im Gesamtarbeitsvertrag und ist in deinem Ansatz eingerechnet, nicht als Zuschlag auf der Kundenrechnung.
Die Gebühr für das Halteverbot: eine Frage des Namens
Zum steuerbaren Entgelt gehört «auch der Ersatz aller Kosten, selbst wenn diese gesondert in Rechnung gestellt werden, sowie die von der steuerpflichtigen Person geschuldeten öffentlich-rechtlichen Abgaben» (MWSTG Art. 24 Abs. 1). Nicht in die Bemessungsgrundlage gehören unter anderem Beträge, die du im Namen und für Rechnung des Kunden bezahlt hast und gesondert ausweist, die sogenannten durchlaufenden Posten (Art. 24 Abs. 6 Bst. b).
| Situation | Wie es auf der Rechnung aussieht |
|---|---|
| Du stellst das Gesuch in deinem eigenen Namen und zahlst die Gebühr selbst | Eine Position «Halteverbot: Gesuch, Gebühr und Signalisation» zum Normalsatz von 8.1 Prozent |
| Die Stadt stellt die Gebühr auf den Namen des Kunden aus, du schiesst sie vor | Durchlaufender Posten: gesondert ausgewiesen, nicht im steuerbaren Entgelt, mit dem Beleg der Stadt als Beilage |
| Der Kunde stellt das Gesuch selbst | Nur deine Signalisationstafeln und die Arbeit erscheinen auf deiner Rechnung |
Material, Kartons und was zurückkommt
Kartons und Kleiderboxen zur Miete stehen mit Stückzahl und Ansatz auf der Rechnung, nicht als Pauschale «Material». Der Grund ist banal und wiederholt sich bei jedem Umzug: Am Ende fehlen Stücke. Wer die gelieferte Stückzahl auf der Rechnung ausgewiesen hat, verrechnet die fehlenden mit einer eigenen Zeile und einem Preis je Stück. Wer «Material pauschal» geschrieben hat, verrechnet nichts mehr.
- Gelieferte und zurückgenommene Stückzahl je Sorte, mit Datum der Lieferung und der Abholung.
- Fehlende oder beschädigte Kartons als eigene Position mit Stückpreis, nicht als runder Abzug.
- Verbrauchsmaterial wie Noppenfolie, Packpapier und Klebeband als Pauschale oder nach Verbrauch, aber einheitlich, so wie offeriert.
- Möbeldecken und Gurten sind Werkzeug und keine Position, ausser sie waren offeriert.
Bezahlen am Umzugstag
Bei Privatumzügen ist die Zahlung am selben Tag verbreitet, in bar oder per Zahlungsverbindung. Die Zahlung ersetzt aber die Rechnung nicht. Auf Verlangen des Empfängers muss eine Rechnung ausgestellt werden, und sie braucht die Angaben aus MWSTG Art. 26: deinen Namen und Ort mit der MwSt-Nummer, Name und Ort des Kunden, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Nur Kassenzettel aus automatisierten Kassen dürfen die Angaben zum Empfänger weglassen, und das auch nur bis CHF 400.00 (MWSTG Art. 26 Abs. 3, MWSTV Art. 57). Ein Umzug liegt in der Regel darüber.
Praktisch heisst das: Die Schlussrechnung entsteht am Umzugstag aus dem Rapport, wird unterschrieben und gleich abgegeben oder am Abend verschickt. Hast du vor Ort noch keine Endsumme, gib eine Zwischenquittung über den bezahlten Betrag ab und stell die Rechnung nach, mit dem bezahlten Betrag als Abzug. Eine Vorlage für den Beleg über die Barzahlung steht unter Quittung Vorlage.
Das Beispiel in der Vorlage, nachgerechnet
- Umzugsteam 4 Personen, 34.0 Std. zu CHF 75.00
- CHF 2'550.00
- Umzugsfahrzeug mit Ladebordwand, Tagespauschale
- CHF 280.00
- Zuschlag Tragweg ohne Lift, Abholadresse
- CHF 240.00
- Möbeldemontage und Wiederaufbau, 4.5 Std. zu CHF 75.00
- CHF 337.50
- Wartezeit, 4 Personen zu je 0.75 Std. zu CHF 75.00
- CHF 225.00
- Kartons und Kleiderboxen zur Miete, fehlende Kartons
- CHF 222.50
- Packmaterial, Entsorgungsfahrt und Gebühren
- CHF 501.00
- Halteverbot: Gesuch, Gebühr und Signalisation
- CHF 180.00
- Zwischentotal
- CHF 4'536.00
- MwSt 8.1 % auf CHF 4'536.00
- CHF 367.42
- Rechnungsbetrag
- CHF 4'903.42
Jede Zeile trägt entweder eine Stückzahl, eine Zeitangabe oder ein Datum. Auf fünf Rappen runden musst du nichts: Eine Rundungspflicht gibt es nicht, sie ist nur dort nötig, wo bar bezahlt wird. Wird am Umzugstag bar bezahlt, rundest du den Endbetrag auf fünf Rappen und schreibst die Rundung als eigene Zeile hin. Siehe Muss ich auf 5 Rappen runden?.
So macht es KIDESK
In KIDESK entsteht die Umzugsrechnung aus dem Auftrag: Die Stunden erfasst das Team mit Datum, von, bis und Pause, die Reisezeit in einem eigenen Feld, dazu Material aus dem Katalog und Fotos vom Zustand. Der Kunde unterschreibt Rapport und Abnahme auf dem Gerät, danach wird daraus die Rechnung, ohne dass du eine Zahl abtippst. Die Zahlungsfrist wählst du je Rechnung, und für die Einteilung des Tages gibt es den Wochenplan mit Mitarbeitenden und Auslastung. Ein Kassenbuch für Barzahlungen mit Tagesabschluss ist zuschaltbar; eine Registrierkasse ist KIDESK nicht.
Häufige Fragen
Darf ich mehr Stunden verrechnen als offeriert?
Wenn nach Aufwand offeriert wurde, ja: Dann war der Betrag eine Schätzung und die tatsächlichen Stunden sind geschuldet. Bei einem fest vereinbarten Preis nicht; dort darf keine Erhöhung gefordert werden, selbst bei mehr Arbeit (OR Art. 373 Abs. 1). Auf der Rechnung gehört in jedem Fall der Grund für die Abweichung hin, samt Verweis auf Besichtigung und Rapport.
Der Kunde meldet zwei Wochen später einen Kratzer. Muss ich zahlen?
Kommt darauf an, wann er den Schaden entdecken konnte. Hat er das Gut vorbehaltlos angenommen und die Fracht bezahlt, sind seine Ansprüche aus dem Transport grundsätzlich erloschen (OR Art. 452 Abs. 1). Für äusserlich nicht erkennbaren Schaden gilt die Meldung sofort nach der Entdeckung, spätestens acht Tage nach der Ablieferung (Abs. 2 und 3). Ausgenommen bleiben Täuschung und grobe Fahrlässigkeit.
Wie verrechne ich Wartezeit?
Als eigene Position mit Datum, von und bis, Zahl der Personen und Grund. Eine Wartezeit, die in den Teamstunden verschwindet, sieht wie eine langsame Equipe aus. Damit sie überhaupt geschuldet ist, gehört in die Offerte, dass Wartezeit nach Aufwand verrechnet wird, und in den Rapport die Unterschrift des Kunden.
Gehört die Gebühr für das Halteverbot mit oder ohne MwSt auf die Rechnung?
Mit, wenn du das Gesuch in deinem Namen gestellt und die Gebühr selbst bezahlt hast: Dann ist sie Teil deiner Kosten und damit des Entgelts (MWSTG Art. 24 Abs. 1). Ein durchlaufender Posten liegt nur vor, wenn die Gebühr im Namen und für Rechnung des Kunden bezahlt wurde und du sie gesondert ausweist (Art. 24 Abs. 6 Bst. b).
Kann ich am Umzugstag bar kassieren, ohne Rechnung?
Nein. Auf Verlangen des Empfängers ist eine Rechnung auszustellen, mit den Angaben aus MWSTG Art. 26. Kassenzettel aus automatisierten Kassen dürfen die Empfängerangaben nur bis CHF 400.00 weglassen (MWSTG Art. 26 Abs. 3, MWSTV Art. 57), und ein Umzug liegt in der Regel darüber. Gib am Umzugstag entweder die fertige Rechnung ab oder eine Quittung über den bezahlten Betrag und stell die Rechnung mit diesem Abzug nach.
Wie rechne ich fehlende Kartons ab?
Mit einer eigenen Position, Stückzahl und Preis je Stück, und mit der gelieferten Stückzahl weiter oben auf derselben Rechnung. Ein runder Abzug ohne Stückzahl wird bestritten, eine Zeile «3 Stück zu CHF 9.50» nicht. Damit das trägt, gehört der Preis je fehlendes Stück in die Offerte oder in die Mietvereinbarung.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 440: Begriff des Frachtvertrags
- OR Art. 452: Verwirkung der Haftungsansprüche
- OR Art. 454: Verjährung der Ersatzklagen gegen Frachtführer
- OR Art. 373: Feste Übernahme der Vergütung
- OR Art. 958f: Aufbewahrung der Geschäftsbücher
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 24: Bemessungsgrundlage
- MWSTG Art. 26: Rechnung
- Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV), Art. 57: Kassenzettel
- MWSTG Art. 23: Von der Steuer befreite Leistungen
- ESTV: Mehrwertsteuersätze Schweiz
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