smallinvoice Alternative: KIDESK im Vergleich

Zwei Programme derselben Art

Die meisten Vergleiche auf dieser Website stellen eine Büro-Software gegen ein Buchhaltungsprogramm. Hier ist es anders: smallinvoice und KIDESK gehören zur gleichen Familie. Beide schreiben Offerten und Rechnungen mit QR-Einzahlungsschein, beide mahnen, beide erfassen Stunden, und bei beiden wird ausserhalb gebucht: smallinvoice nennt Exporte nach Banana, INFONIQA ONE 50 und Topal, KIDESK ein Exportpaket für die Treuhandstelle. Darum entscheidet nicht die grosse Linie, sondern der Alltag: Was passiert bei dir vor der Rechnung, und was danach?

Über smallinvoice steht auf dieser Seite nur, was smallinvoice selbst schreibt. Gelesen haben wir am 21. September 2026 die deutsche Startseite, die Funktionsseite und die Seite mit den Integrationen. Alle drei sind unten verlinkt. Preise von smallinvoice nennen wir nicht, sie stehen beim Anbieter und ändern sich. Wir sind selbst Anbieter: Prüf die Angaben vor einer Entscheidung auf smallinvoice.com.

Was smallinvoice über sich selbst sagt

Dokumente: «Bequem Offerten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen erstellen», dazu «Rechnungen und Mahnungen direkt als QR-Rechnung erstellen» und «Wiederkehrende Rechnungen automatisch generieren lassen».
Mahnwesen: «Automatischer Workflow für das Mahnwesen».
Sprachen: «Mehrsprachig für Dokumente in Deutsch, Französisch, Englisch und Spanisch geeignet» steht auf der Funktionsseite, auf der Startseite zusätzlich Italienisch. Dazu «Mehrere Layouts (auch mit eigenem Briefpapier)».
Zeiterfassung: «Zeiterfassung mittels Web-Stoppuhr», mit hinterlegten Ansätzen je Mitarbeitenden.
Zahlungen: «Automatischer Kontenabgleich für Konten bei der PostFinance», dazu «Zahlungsabgleich im ISO20022, CAMT053 sowie PAIN.001 Format», «Automatische Zuweisung von Zahlungseingängen» und «Kompatibel mit allen gängigen e-Banking Lösungen».
Ausgaben: «Zahlungsaufträge im Pain.001 Format fürs e-Banking erstellen» und eine «Umfangreiche Kreditorenübersicht».
Buchhaltung: «Direkte Buchhaltungsexporte nach INFONIQA ONE 50, Banana und Topal».
Schnittstelle: «Umfassende REST API für Debitoren- und Kontaktmanagement».

Auf der Seite mit den Integrationen nennt smallinvoice sechs Partner: Pingen für den Versand («via eBill, die Post und Ihren eigenen SMTP-Server»), PostFinance E-Finance für den Kontenabgleich, E-Salär für Löhne und Sozialversicherungen sowie Banana, INFONIQA ONE 50 und Topal für die Buchhaltung. Auf der Funktionsseite stehen ausserdem Projektverwaltung, Ausgabenverwaltung mit Kreditorenübersicht, ein Adressbereich mit Gruppen und ein Katalog mit Lagerverwaltung.

Punkt für Punkt

Thema	KIDESK	smallinvoice, nach eigenen Angaben vom 21.09.2026
Offerte und Annahme	Offerte mit Unterschrift des Kunden über einen Link, optionale Positionen, Ablehnen mit Kommentar, Lesevermerk beim Öffnen. Danach Annahmebestätigung als PDF für beide Seiten.	Offerten und Auftragsbestätigungen als Dokumentarten. Zur Unterschrift des Kunden über einen Link steht auf den gelesenen Seiten nichts.
Rechnung und QR-Einzahlungsschein	Rechnung mit QR-Einzahlungsschein und strukturierten Adressen. Bei Teilrechnungen steht der Restbetrag auf dem Einzahlungsschein. Akonto und Schlussrechnung werden gegeneinander aufgerechnet.	«Rechnungen und Mahnungen direkt als QR-Rechnung erstellen», dazu wiederkehrende Rechnungen.
Mahnwesen	Drei Stufen mit deinen Fristen, deiner Gebühr und auf Wunsch tagesgenauem Verzugszins.	«Automatischer Workflow für das Mahnwesen».
Zeiterfassung	Datum, von, bis, Pause und Reisezeit. Zuschläge für Nacht, Wochenende und Feiertag, Rundung auf die Viertelstunde, Freigabe sperrt die Stunden. Keine Stoppuhr.	«Zeiterfassung mittels Web-Stoppuhr», mit Ansätzen je Mitarbeitenden.
Die Arbeit beim Kunden	Rapport und Abnahme mit Unterschrift auf dem Gerät, Mängelliste, Fotos, Material. Einteilung über einen Wochenplan mit Auslastung.	Projektverwaltung mit «Direkte Datenübernahme in die Rechnungsstellung», dazu «Mitarbeiter-, Arbeits- und Kundenrapporte» unter der Arbeitszeiterfassung. Zu Abnahme und Unterschrift des Kunden vor Ort steht auf den gelesenen Seiten nichts.
Ausschreibung und Ausmass	Leistungsverzeichnis als PDF einlesen, Kapitel und Positionsnummern behalten, die Menge als Rechenzeile an der Position herleiten. Die Herleitung steht auf dem PDF unter der Position.	Dazu steht auf den gelesenen Seiten nichts.
Zahlungseingang	CAMT-Datei aus dem E-Banking hochladen, gleich bei welcher Bank du bist. Zuordnung automatisch oder als Vorschlag, Sammelbuchungen werden vollständig gelesen. Keine direkte Bankanbindung, keine Zahlungsaufträge an die Bank.	«Automatischer Kontenabgleich für Konten bei der PostFinance», dazu Dateiabgleich «im ISO20022, CAMT053 sowie PAIN.001 Format», automatische Zuweisung von Eingängen und Zahlungsaufträge fürs E-Banking.
Sprachen der Dokumente	Die Oberfläche ist auf Deutsch, weitere Sprachen sind noch nicht verfügbar. Belege in einer anderen Sprache versprechen wir nicht.	«Mehrsprachig für Dokumente in Deutsch, Französisch, Englisch und Spanisch geeignet», auf der Startseite zusätzlich Italienisch.
Fremdwährung	CHF, EUR, USD und GBP je Kunde. Statt des QR-Einzahlungsscheins stehen dann IBAN und BIC auf der Rechnung.	«Unterstützung sämtlicher Währungen».
Buchhaltung und Übergabe	Keine eigene Buchhaltung. Die Treuhandstelle bekommt einen eigenen Lesezugang und je Periode ein ZIP mit Buchungsliste, Belegen, Rechnungsjournal, Zahlungen, Soll-Haben-Journal und einem DATEV-Format, dazu eine Datei für Banana.	«Direkte Buchhaltungsexporte nach INFONIQA ONE 50, Banana und Topal».
Löhne	Keine Lohnbuchhaltung. Aus dem Stundenbericht kommt eine CSV-Datei.	Der Partner E-Salär wird für Löhne und Sozialversicherungen genannt.
Schnittstelle und App	Keine dokumentierte Schnittstelle, die du mit eigenen Schlüsseln anbinden kannst. App fürs iPhone, auf allen anderen Geräten im Browser.	«Umfassende REST API für Debitoren- und Kontaktmanagement». Zu einer eigenen App steht auf den gelesenen Seiten nichts.
Preis	CHF 39.00 im Monat für die erste Person, CHF 8.00 für jede weitere. Alles inbegriffen, auch die KI. Vierzehn Tage testen ohne Kreditkarte.	Die Preise stehen auf smallinvoice.com.

Die mittlere Spalte beschreibt KIDESK, die rechte gibt wieder, was smallinvoice.com am 21.09.2026 auf den gelesenen Seiten schreibt. «Dazu steht nichts» heisst: Wir haben es dort nicht gefunden, nicht dass es fehlt.

Wann smallinvoice besser passt

Du schreibst Belege auf Französisch, Italienisch, Englisch oder Spanisch. smallinvoice nennt Dokumente in mehreren Sprachen. Bei KIDESK ist die Oberfläche auf Deutsch, weitere Sprachen sind noch nicht verfügbar. Wenn die halbe Kundschaft in der Romandie sitzt, ist das der entscheidende Punkt.
Du willst eine Stoppuhr. Wer am Computer arbeitet und pro Auftrag mitlaufen lässt, braucht einen Knopf für Start und Stopp. KIDESK erfasst mit von und bis und hat keine Stoppuhr.
Du bist bei der PostFinance und willst den Abgleich ohne Datei. smallinvoice nennt einen automatischen Kontenabgleich für Konten bei der PostFinance, über den Partner PostFinance E-Finance, dazu den Abgleich über Dateien im Format CAMT053. Eine direkte Anbindung weiterer Banken nennen die gelesenen Seiten nicht. Bei KIDESK lädst du in jedem Fall selbst eine Datei hoch.
Du willst Zahlungsaufträge aus dem Programm ans E-Banking geben. smallinvoice nennt «Zahlungsaufträge im Pain.001 Format fürs e-Banking erstellen». KIDESK kann keine Zahlungsaufträge auslösen, es liest nur ein.
Du willst per Schnittstelle anbinden. smallinvoice nennt eine REST-Schnittstelle. KIDESK hat keine, die du selbst anbinden kannst.
Deine Treuhandstelle arbeitet mit Topal oder INFONIQA ONE 50. smallinvoice nennt für diese beiden direkte Exporte. Aus KIDESK kommen CSV-Dateien, ein Soll-Haben-Journal und Formate für Banana und DATEV, aber keines für Topal oder INFONIQA.
Du versendest Rechnungen per eBill oder auf Papier durch einen Dienstleister. smallinvoice nennt dafür den Partner Pingen: «via eBill, die Post und Ihren eigenen SMTP-Server». KIDESK verschickt per E-Mail oder gibt dir das PDF; eBill und Briefpost gibt es nicht.
Dir ist wichtig, dass alle Daten in der Schweiz bleiben. smallinvoice schreibt auf der Startseite: «Deine Daten werden ausschliesslich in der Schweiz verarbeitet». Bei KIDESK läuft die Datenbank in Frankfurt. Ist das für dich ein Ausschlusskriterium, ist die Entscheidung damit gefallen.

Wann KIDESK besser passt

Du offerierst auf Ausschreibungen. Leistungsverzeichnis als PDF einlesen, Kapitel und Positionsnummern behalten, die Menge als Rechenzeile herleiten und auf dem PDF zeigen, damit die Bauleitung nachrechnen kann. Wie das abläuft, steht in Auf eine Ausschreibung offerieren.
Deine Leute sind draussen. Rapport, Abnahme, Mängelliste und Unterschrift entstehen beim Kunden auf dem Gerät, nicht abends im Büro aus dem Gedächtnis.
Du teilst eine Woche ein. Der Wochenplan zeigt Mitarbeitende, offene Aufträge und Auslastung. Das ist Arbeit für eine Disposition, nicht für eine Projektliste.
Bei dir kommen Sammelbuchungen und Teilzahlungen herein. KIDESK liest die CAMT-Datei jeder Bank und löst eine Sammelbuchung vollständig in ihre Einzelzahlungen auf. Wie das geht, steht in Die CAMT-Datei aus dem E-Banking.
Du willst das Büro diktieren. Unten auf jeder Seite steht eine Zeile: schreiben oder sprechen, und KIDESK erledigt es dort, wo du gerade bist. Heikle Aktionen bestätigst du vorher. Die KI ist im Preis inbegriffen.

Fünf Prüfungen für die Testwoche

Den eigenen Beleg nachbauen
Nimm deine letzte echte Offerte mit deinen Artikeln, deinen Einheiten und deinen Preisen. Beispieldaten des Anbieters sehen immer gut aus. Deine eigenen zeigen, welche Felder fehlen.
Den Einzahlungsschein im E-Banking prüfen
Lass dir die Rechnung als PDF geben und zahl im eigenen E-Banking einen Franken darauf ein. Achte darauf, ob Name, Postleitzahl, Ort und Land als einzelne Felder ankommen. Hast du eine QR-IBAN, muss eine 27-stellige QR-Referenz dabei sein; auf einer normalen IBAN darf sie nicht stehen.
Einen ganzen Monat abgleichen
Lade den Kontoauszug deiner Bank als Datei herunter und spiel ihn ein. Prüf besonders eine Sammelbuchung mit mehreren Zahlungen und eine Teilzahlung. Dort trennt sich, was im Alltag Arbeit spart.
Den Mahnlauf einmal durchspielen
Setz eine Rechnung auf überfällig und geh die Stufen durch. Schau, ob die Gebühr dort landet, wo du sie willst, und ob der Verzugszins ohne Mehrwertsteuer gerechnet wird. Auf Mahngebühren fällt Mehrwertsteuer an, auf den Verzugszins nicht.
Den Ausstieg anschauen, bevor du einsteigst
Lass dir zeigen, wie ein vollständiger Export aussieht, und lade ihn einmal herunter. Die Pflicht, zehn Jahre aufzubewahren, hängt an dir und nicht am Programm. Der allgemeine Weg steht in Software wechseln.

Wenn nach der Testwoche beide Programme gleich gut aussehen, zähl nicht Funktionen, sondern Vorgänge: wie viele Offerten pro Monat, wie viele Rapporte von draussen, wie viele Belege in einer Fremdsprache, wie viele Zahlungseingänge von Hand. Die Software, die deinen häufigsten Vorgang in den wenigsten Schritten erledigt, gewinnt. Welche Merkmale bei der Auswahl generell zählen, steht in Rechnungssoftware Schweiz: worauf du achten solltest.

So macht es KIDESK

KIDESK ist auf die Kette Offerte, Auftrag, Rapport, Rechnung gebaut. Die Offerte unterschreibt der Kunde über einen Link, daraus wird der Auftrag, daraus die Rechnung mit QR-Einzahlungsschein, ohne dass du eine Zahl zweimal tippst. Stunden, Material, Fotos und die Abnahme entstehen auf dem Gerät beim Kunden. Ausschreibungen liest KIDESK als PDF ein und behält die Positionsnummern. Nicht dabei sind Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, eBill, eine direkte Bankanbindung, eine Schnittstelle zum Selbstanbinden und eine Oberfläche in einer anderen Sprache als Deutsch. Der Preis ist CHF 39.00 im Monat für die erste Person und CHF 8.00 für jede weitere, mit allem drin.

Aufträge und Rapporte Ausschreibungen einlesen Zahlungen abgleichen

Häufige Fragen

Hat KIDESK eine Stoppuhr für die Zeiterfassung?

Nein. Stunden trägst du mit Datum, von und bis ein, dazu Pause und Reisezeit. KIDESK rundet auf die Viertelstunde und rechnet Zuschläge für Nacht, Wochenende und Feiertag. Freigegebene Stunden sind gesperrt. Einen Live-Timer und einen Standortverlauf gibt es bewusst nicht.

Kann ich mit KIDESK Rechnungen auf Französisch stellen?

Verlass dich nicht darauf. Die Oberfläche von KIDESK ist auf Deutsch, weitere Sprachen sind noch nicht verfügbar, und einen Sprachschalter am Beleg versprechen wir nicht. Wenn ein Teil deiner Kundschaft Belege in einer anderen Sprache erwartet, prüf das vor der Entscheidung mit einem echten Beleg.

Brauche ich für den Zahlungsabgleich ein Konto bei einer bestimmten Bank?

Nein. KIDESK liest die CAMT-Datei, die du im E-Banking deiner Bank herunterladen kannst, sowohl den Kontoauszug als auch Sammelbuchungen. Eine direkte Verbindung zur Bank gibt es nicht, und Zahlungsaufträge kann KIDESK nicht auslösen.

Worauf muss ich beim QR-Einzahlungsschein achten, egal welches Programm ich nehme?

Auf zwei Dinge. Erstens: Seit dem 22. November 2025 ist nur noch die strukturierte Adresse zulässig, also Name, Postleitzahl, Ort und Land als eigene Felder. Zweitens: Eine QR-IBAN verlangt zwingend eine 27-stellige QR-Referenz, eine normale IBAN darf keine tragen. Mehr dazu in Strukturierte Adressen in der QR-Rechnung.

Kann ich meine Daten von smallinvoice nach KIDESK mitnehmen?

KIDESK liest CSV- und Excel-Dateien ein, für Kunden, Artikel, Rechnungen, Offerten und Belege, mit Vorschau vor dem Speichern und einer Rückgängig-Frist von 24 Stunden. smallinvoice nennt auf der Funktionsseite «Individuell definierbare Exporte für Kontakte, Katalog, Dokumente und Ausgaben» in den Formaten XLSX, CSV und PDF. Lade diese Dateien herunter und schau hinein, bevor du kündigst.

Fällt auf die Mahngebühr Mehrwertsteuer an?

Ja, wenn du steuerpflichtig bist. Die Eidgenössische Steuerverwaltung zählt Mahnspesen zum Entgelt der Leistung. Nur der gesetzliche Verzugszins nach OR Art. 104 gilt als Schadenersatz und bleibt steuerfrei. Viele Seiten im Netz behaupten das Gegenteil; die Einzelheiten stehen in Darf ich Mahngebühren verlangen?

Quellen

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.

smallinvoice und KIDESK trennen sich nach der Rechnung.