Rechnungsvorlage für Freelancer mit Nutzungsrechten.

Die Vorlage gibt es als Word-Datei zum Ausfüllen und als Excel-Datei, in der Positionen und Mehrwertsteuer gerechnet werden. Im Beispiel rechnet eine freischaffende Gestalterin und Fotografin einen Monat ab: Beratung nach Stunden, Umsetzung nach Tagen, ein Shooting als Pauschale, das Nutzungsrecht an den Bildern und die Fahrkosten. Die Preise sind Beispiele, keine Marktpreise. Setz deine eigenen ein.

Die zwei Angaben, an denen deine Rechnung hängen bleibt

Bei kleinen Kunden ist es die Zahlungsfrist, bei grossen sind es zwei Felder, die im Gesetz nicht vorkommen: die Bestellnummer und die Ansprechperson. Eine Rechnung ohne Bestellnummer landet in der Kreditorenbuchhaltung eines Konzerns auf einem Stapel und wartet, bis jemand herausfindet, wer sie bestellt hat. Frag danach, bevor du zu arbeiten beginnst, und schreib beides in den Kopf der Rechnung. Das ist ein einfacher Hebel gegen lange Zahlungsfristen, und er kostet eine Frage.

Dazu kommt der Leistungszeitraum. Das Mehrwertsteuergesetz verlangt Datum oder Zeitraum der Leistung, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. c). Bei Projektarbeit fallen die beiden fast immer auseinander. «1. bis 31. August 2026» genügt und erspart die Rückfrage, wofür genau du Geld willst.

Stunden, Tage, Pauschalen: gemischt ist normal

Bei Tagessätzen ist die häufigste Diskussion nicht der Preis, sondern der Tag. Schreib in die Offerte, wie viele Stunden ein Tag umfasst und wie ein angefangener Tag verrechnet wird. Auf der Rechnung steht dann nur noch «4 Tage», und niemand rechnet nach.

Nutzungsrechte gehören auf die Rechnung

Wer fotografiert, textet oder gestaltet, verkauft zwei Dinge: die Arbeit und die Erlaubnis, das Ergebnis zu verwenden. Das Urheberrecht ist in der Schweiz übertragbar, aber die Übertragung eines Teilrechts schliesst andere Teilrechte nur ein, wenn dies vereinbart ist (URG Art. 16 Abs. 1 und 2). Wer also nichts vereinbart, hat im Zweifel wenig übertragen, und wer «alle Rechte» schreibt, gibt alles aus der Hand, auch das, was er in zwei Jahren gerne nochmals verkauft hätte.

• Zweck: Website, Broschüre, Inserat, Messestand, interne Schulung.
• Kanäle: eigene Website und Social Media, oder auch bezahlte Werbung und Medien Dritter.
• Gebiet: Schweiz, deutschsprachiger Raum, weltweit.
• Dauer: zwei Jahre, fünf Jahre, unbefristet.
• Exklusivität: darfst du dieselben Bilder anderen verkaufen oder nicht.
• Nennung: ob dein Name bei der Veröffentlichung steht.

Ein Satz auf der Rechnung ersetzt keinen Vertrag, aber er ist ein Beleg dafür, was verkauft wurde. Praktisch ist eine Zeile wie «Nutzungsrecht: Website und Social Media des Kunden, Schweiz, zwei Jahre, nicht exklusiv». Wird später mehr gebraucht, ist die Erweiterung eine neue Position und kein Streit.

Spesen und Fahrkosten

Weiterverrechnete Auslagen sind Teil des Entgelts und werden zum Satz der Hauptleistung versteuert, auch das Bahnbillett (MWSTG Art. 24 Abs. 1). Ausgenommen sind nur Auslagen, die du im Namen und auf Rechnung des Kunden bezahlt hast und gesondert ausweist, die sogenannten durchlaufenden Posten (MWSTG Art. 24 Abs. 6 Bst. b). Mehr dazu unter MwSt auf Porto und Spesen. Beim Kilometeransatz greifen viele Selbständige zu 75 Rappen, weil das der Ansatz ist, bis zu dem eine Kilometerentschädigung bei Angestellten im Lohnausweis nicht deklariert werden muss (Wegleitung zum Lohnausweis, Rz 52, gültig ab 1. Januar 2026). Für dich als selbständige Person ist das keine Vorschrift, sondern schlicht ein Preis, den du vereinbarst. Schreib ihn in die Offerte, dann steht er nicht zur Diskussion.

Das Beispiel in der Vorlage, nachgerechnet

Der Tagessatz im Beispiel ist der Stundensatz mal acht. Ob das für dich aufgeht, zeigt die Rechnung von der anderen Seite: Wie viele Stunden im Jahr du überhaupt verkaufen kannst, steht unter Wie viele produktive Stunden pro Jahr?.

Mehrwertsteuer: erst ab CHF 100'000.00

Steuerpflichtig wirst du ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000.00 aus Leistungen, die nicht von der Steuer ausgenommen sind (MWSTG Art. 10 Abs. 2 Bst. a). Solange du nicht im MWST-Register eingetragen bist, darfst du in der Rechnung nicht auf die Steuer hinweisen, weder mit einem Satz noch mit einem Betrag; wer es trotzdem tut, schuldet den ausgewiesenen Betrag (MWSTG Art. 27 Abs. 1 und 2). Für diesen Fall gibt es die Rechnungsvorlage ohne MwSt. Arbeitest du für Kunden im Ausland, gilt als Ort der Dienstleistung in der Regel der Sitz des Empfängers (MWSTG Art. 8 Abs. 1). Was das für die Rechnung heisst, steht unter Rechnung an eine EU-Firma.

Was die Rechnung über deinen AHV-Status nicht sagt

Eine Rechnung macht niemanden selbständig. Über den Status entscheidet die Ausgleichskasse, und sie schaut auf das Verhältnis, nicht auf das Papier. Bist du anerkannt, zahlst du die Beiträge selbst, Stand 2026: AHV 8.1 Prozent, IV 1.4 Prozent und EO 0.5 Prozent, zusammen 10.0 Prozent. Unter CHF 60'500.00 Jahreseinkommen gilt eine sinkende Skala, unter CHF 10'100.00 der Mindestbeitrag von CHF 530.00 pro Jahr, dazu kommen Verwaltungskosten von höchstens 5 Prozent der Beiträge (AHV-Merkblatt 2.02). Diese 10 Prozent stecken in deinem Stundensatz, nicht im Gewinn. Mehr dazu unter Selbständigkeit anerkennen lassen.

Bezahlt werden, bevor das Projekt fertig ist

Bei einem Werkvertrag ist die Vergütung bei der Ablieferung des Werkes zu zahlen, bei Teillieferungen jeweils für den Teil (OR Art. 372). Bei einem Auftrag ist eine Vergütung geschuldet, wenn sie verabredet oder üblich ist (OR Art. 394 Abs. 3). Für dich heisst das: Teile das Projekt in Etappen und verrechne sie einzeln, statt drei Monate vorzufinanzieren. Eine Anzahlung bei Auftragsbeginn ist üblich und zulässig, wenn sie vereinbart ist. Siehe Anzahlung und Vorauszahlung.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.